Sähköpostit — kohdennetut viestit
Sähköpostit-sivulla hallituksen jäsenet, isännöitsijä ja kirjanpitäjä voivat kirjoittaa ja lähettää sähköposteja suoraan VAREK:istä valituille vastaanottajille. Jokainen vastaanottaja saa oman viestinsä — kukaan ei näe muiden osoitteita.
Kuka voi lähettää
Osio nimeltä “Kuka voi lähettää”Sähköposteja voivat lähettää hallituksen ylläpitäjä, hallituksen jäsen, isännöitsijä ja kirjanpitäjä. Sivu löytyy vasemman valikon Viestintä ja dokumentit -ryhmästä kohdasta Sähköpostit.
Kirjoita ja kohdenna viesti
Osio nimeltä “Kirjoita ja kohdenna viesti”- Avaa Sähköpostit ja pysy Kirjoita-välilehdellä.
- Kirjoita Aihe ja Viesti.
- Valitse Vastaanottajat:
- Pikavalinnat kohdentavat koko rooliryhmälle: Hallitus, Osakkaat, Vuokralaiset, Kirjanpitäjä, Isännöitsijä tai Asiantuntijat. Voit valita useita.
- Huolto ja palveluntarjoajat -listasta voit lisätä esimerkiksi huolto- tai siivousyhtiön taloyhtiön palvelukontakteista.
- Yksittäiset henkilöt -hausta voit lisätä yksittäisiä jäseniä nimellä.
- Voit yhdistellä näitä vapaasti (esim. Hallitus + Osakkaat + isännöitsijä, tai vain huoltoyhtiö). Vastaanottajien lukumäärä päivittyy valintojen mukaan.
- Lisää tarvittaessa liitteitä (ks. alla).
- Tarkista Vastausosoite ja paina Lähetä.
VAREK lähettää yhden viestin kullekin vastaanottajalle, joten osoitteet eivät paljastu muille. Sama vastaanottaja saa viestin vain kerran, vaikka hän osuisi useaan ryhmään.
Liitteet
Osio nimeltä “Liitteet”Voit liittää PDF- ja muita tiedostoja kahdella tavalla:
- Lataa tiedosto — lataa uusi tiedosto suoraan viestiin.
- Valitse dokumenteista — liitä taloyhtiön olemassa olevia dokumentteja.
Kaikki liitteet tarkistetaan haittaohjelmien varalta ennen lähetystä; viesti lähtee vasta, kun liitteet on todettu puhtaiksi.
Vastausten reititys
Osio nimeltä “Vastausten reititys”Vastausten reititys määrää, mihin viestin saajien vastaukset ohjautuvat. Valitset sen kerran koko taloyhtiölle viestin kirjoitusnäkymästä:
- Vastaukset omaan osoitteeseen — vastaukset menevät tavalliseen sähköpostiin. Oletuksena oma osoitteesi; voit kirjoittaa toisen osoitteen ja painaa Tallenna oletukseksi.
- Vastaukset Saapuneet-kansioon — vastaukset palaavat VAREK:iin, missä ne näkyvät alkuperäisen viestin yhteydessä ja erillisellä Saapuneet-välilehdellä (ks. alla). Tällöin erillistä vastausosoitetta ei tarvita.
Lähetetyt-historia
Osio nimeltä “Lähetetyt-historia”Lähetetyt-välilehti näyttää lähetetyt sähköpostit: aiheen, ajankohdan, vastaanottajien määrän ja tilan. Avaamalla viestin näet vastaanottajakohtaisen toimitustilan — ja sen alla mahdolliset vastaukset viestiin. Hallituksen lähettämät viestit näkyvät hallitukselle ja kirjanpitäjän lähettämät vain kirjanpitäjille; vastaukset perivät saman näkyvyyden.
Saapuneet — vastaukset sovelluksessa
Osio nimeltä “Saapuneet — vastaukset sovelluksessa”Kun vastausten reititys on Saapuneet-kansioon, viestin saajien vastaukset ohjautuvat takaisin VAREK:iin:
- Saapuneet-välilehti listaa sähköpostit, joihin on tullut vastauksia (aihe, vastausten määrä ja viimeisin vastaaja). Avaamalla rivin näet koko vastausketjun.
- Saat myös ilmoituksen uudesta vastauksesta. Ilmoitukset ja vastausten näkyvyys noudattavat samaa roolirajausta kuin lähetetyt viestit.
Vastausten ohjaaminen Saapuneet-kansioon edellyttää, että taloyhtiön sähköpostivastausten vastaanotto on otettu käyttöön. Jos se ei ole käytössä, vastaukset menevät tavalliseen vastausosoitteeseen.