Poikkeavien laskujen hälytykset

VAREK vahtii ostolaskurekisteriä puolestasi: jokaista uutta laskua verrataan saman toimittajan ja kululuokan aiempaan tasoon. Jos lasku poikkeaa selvästi tavanomaisesta — esimerkiksi huoltoyhtiö ei pysty korjaamaan vikaa itse ja ulkopuolinen urakoitsija laskuttaa tavallista huoltolaskua paljon suuremman summan — lasku merkitään poikkeavaksi ja hallitus ja isännöitsijä saavat siitä ilmoituksen.

Roolit

Poikkeamat näkyvät samoille rooleille kuin ostolaskurekisteri (hallitus ja kirjanpitäjä). Ilmoituksen saavat hallituksen jäsenet ja isännöitsijä; Merkitse tarkistetuksi -kuittauksen tekee hallitus tai isännöitsijä, ja hälytysasetuksia muokkaa hallituksen pääylläpitäjä.

Milloin lasku merkitään poikkeavaksi?

Tunnistus on laskennallinen ja perustelu näytetään aina — tekoälyä tai arvailua ei käytetä:

• Toimittajan taso ylittyy — laskun summa ylittää saman toimittajan viimeisen vuoden mediaanitason hälytysrajan verran (oletus 100 % eli kaksinkertainen summa) ja ero on vähintään vähimmäisero (oletus 200 €).
• Kululuokan taso ylittyy — jos toimittajalta ei ole tarpeeksi laskuhistoriaa, verrataan saman kululuokan tasoon.
• Uusi toimittaja tavallista suuremmalla laskulla — ennestään tuntematon toimittaja laskuttaa vähintään kaksi kertaa taloyhtiön tavanomaisen laskutason. Tämä sääntö aktivoituu vasta, kun rekisterissä on riittävästi historiaa (vähintään 10 laskua vuoden ajalta).

Uuden taloyhtiön ensimmäisiä laskuja ei siis liputeta turhaan — järjestelmä oppii tavanomaisen tason laskuhistoriasta.

Mitä poikkeamasta seuraa?

1. Lasku saa Poikkeava-merkinnän ostolaskurekisterissä (Talous → Ostolaskut & kuitit). Listaa voi suodattaa poikkeamien mukaan.
2. Hallituksen jäsenet ja isännöitsijä saavat ilmoituksen sovelluksessa.
3. Jos asetuksista on valittu, sama tieto lähtee myös sähköpostilla ja/tai tekstiviestillä.

Laskun tiedoissa näkyy poikkeaman syy ja vertailutaso (esim. “tavanomainen taso 1 000 €, tämä lasku 3 500 €”). Kun hallitus on tarkistanut laskun, se merkitään käsitellyksi painikkeella Merkitse tarkistetuksi — merkintä ja tarkistaja jäävät pysyvästi näkyviin.

Jos laskun summa korjataan jälkikäteen tavanomaiselle tasolle, avoin poikkeamamerkintä poistuu automaattisesti. Jo tarkistetuksi merkitty poikkeama säilyy aina.

Asetukset

Avaa Asetukset → Poikkeavien laskujen hälytykset (hallituksen pääylläpitäjä):

• Hälytykset käytössä — oletuksena päällä; sovellusilmoitukset ja rekisterimerkinnät.
• Hälytysraja (%) — kuinka paljon tavanomainen taso saa ylittyä ennen hälytystä (oletus 100 %).
• Vähimmäisero (€) — pienemmät erot ohitetaan kokonaan (oletus 200 €).
• Sähköposti — lähetä poikkeamasta myös sähköposti hallitukselle ja isännöitsijälle.
• Tekstiviesti — lähetä myös tekstiviesti niille hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle, joilla on puhelinnumero profiilissaan.

Sähköposti- ja tekstiviesti-ilmoitukset ovat oletuksena pois päältä — sovellusilmoitus tulee aina, kun hälytykset ovat käytössä. Tekstiviestejä ei tässä ominaisuudessa veloiteta taloyhtiöltä.