Vie tiedot — taloyhtiön arkistopaketti
Vie tiedot kokoaa taloyhtiön kaikki VAREK:iin tallennetut tiedot yhdeksi ZIP-arkistoksi. Paketti sopii omaan arkistointiin, tilintarkastukseen, isännöitsijän vaihtoon tai järjestelmävaihdokseen — tiedot ovat sinun, ja saat ne ulos milloin tahansa.
:::note Vain hallituksen ylläpitäjälle. Vienti näkyy vain hallituksen ylläpitäjälle kohdassa Asetukset → Vie tiedot. Viennin voi tehdä kerran vuorokaudessa. :::
Näin lataat arkiston
Osio nimeltä “Näin lataat arkiston”- Kirjaudu sisään hallituksen ylläpitäjänä.
- Mene Asetukset-sivulle ja etsi Vie tiedot -osio.
- Valitse Luo vienti. Pakkaaminen kestää hetken.
- Saat sähköpostiin latauslinkin, kun paketti on valmis — linkki näkyy myös samassa osiossa. Latauslinkki ja arkiston sisältämät tiedostolinkit ovat voimassa 7 päivää.
Mitä paketti sisältää
Osio nimeltä “Mitä paketti sisältää”Arkiston juuressa on README.txt, joka listaa jokaisen tiedoston selityksineen,
sekä taloyhtio.json (taloyhtiön perustiedot). CSV-tiedostot on eroteltu
puolipisteellä ja koodattu niin, että ne avautuvat suoraan Excelissä
suomalaisilla asetuksilla.
Tiedot on ryhmitelty aihekansioihin:
- Juuri — huoneistot, rakennukset, jäsenet, vikailmoitukset, reklamaatiot lähetyksineen ja lopputuloksineen, määräajat, kommentit, korjauskustannusarviot ja turva-asiakirjat.
- talous/ — talouskirjaukset, talousarvio, vastike- ja vesilaskutusajot, asukaslaskut riveineen ja suorituksineen, tiliotetuonnit ja tilitapahtumat, yhtiölainat ja lainaosuudet, toistuvat kulut, kulukorvaukset, laskutustiketit sekä kirjanpito (tilikartta, tositteet, tositerivit, kausilukot, tilikausien päätökset).
- varaukset/ — varattavat tilat, varaukset, varattavuusajat, tilitykset sekä maksulompakon tapahtumat ja maksukiistat.
- viestinta/ — kanavat jäsenineen ja viesteineen, ajastetut ja toistuvat viestit, hallituksen sähköpostit vastaanottajineen ja liitteineen, palvelupyynnöt, tekstiviestit sekä dokumenttichatin keskustelut.
- yhtiokokous/ — kokoukset, esityslistat, osallistujat, äänestykset, annetut äänet, valtakirjat, ääniluettelot ja kokousmateriaalien kytkennät.
- kiinteisto/ — tarkastukset havaintoineen, rakennetyypit, kunnossapitosuunnitelmat (KPTS), PTS-asetukset, palovaroitinkirjaukset, pohjakuvamerkinnät, vuositarkastuskampanjat, huollon yhteystiedot sekä kilpailutukset ja vakuutustarjoukset.
- muutostyot/ — muutostyöilmoitukset ehtoineen ja viesteineen.
- asukkaat/ — omistajuudet, yhteisöomistajat, vuokrasuhteet vuokralaskuineen ja katselmuksineen, liittymispyynnöt ja kutsut.
- pdf-merkinnat/ — PDF-työtilat, -dokumenttien tiedot ja -merkinnät.
- documents/ — dokumenttien tiedot, tekstieditorin dokumentit versioineen,
dokumenttien yhdistämiset ja allekirjoituspyynnöt sekä
index.html, jossa ovat dokumenttitiedostojen latauslinkit.
Lisäksi tallennetut tiedostot saavat omat latauslinkkikansionsa (kussakin
index.html selaimessa avattavaksi ja files.csv tiedostoluettelona):
- defect-photos/ — vikakuvat ja tarkastusten valokuvat
- resident-invoices/ — asukaslaskujen PDF:t
- reimbursement-receipts/ — kulukorvausten kuitit
- tenancy-photos/ — vuokrakatselmusten valokuvat
- pdf-documents/ — PDF-merkintöjen tiedostot
Tietoturva
Osio nimeltä “Tietoturva”- Vienti sisältää vain oman taloyhtiösi tiedot, ja sen voi käynnistää vain hallituksen ylläpitäjä.
- Salaiset arvot — esimerkiksi kutsulinkkien, vastauslinkkien ja API-avainten tunnisteet — jätetään paketista pois automaattisesti.
- Sisäiset lokit (ilmoitusten lähetyslokit, virustarkistustilat, tekoälyn käyttömittarit) eivät kuulu pakettiin.