Vuokrasuhteet

VAREK tukee nyt vuokralaisia ja vuokrasuhteita: osakas (vuokranantaja) voi kutsua oman huoneistonsa vuokralaisen palveluun, ja vuokralainen saa asukastason näkymän taloyhtiöön (oma huoneisto, ilmoitukset, viestintä, huoltopyynnöt, varaukset). Hallitus näkee taloyhtiön vuokrasuhteista koosteen.

Yksityisyys

Vuokrasuhde on osakkaan ja vuokralaisen välinen. Hallitus näkee vain koosteen (mikä huoneisto, vuokralaisen nimi, tila, päivämäärät) — ei osapuolten välistä yksityistä sisältöä.

Vuokralaisen kutsuminen (osakas)

1. Avaa Oma asunto.
2. Etsi omistamasi huoneisto ja sen Vuokralaiset-kortti.
3. Täytä vuokralaisen sähköposti (ja halutessasi nimi + alkupäivä) ja paina Kutsu vuokralainen.
4. Saat liittymislinkin — kopioi se ja lähetä vuokralaisellesi (esim. sähköpostilla tai viestillä).
5. Kun vuokralainen avaa linkin ja hyväksyy (kirjautuneena), vuokrasuhde muuttuu aktiiviseksi ja vuokralainen saa asukastason pääsyn huoneistoon.

Voit päättää vuokrasuhteen samasta kortista, kun vuokralainen muuttaa pois.

Vuokrasuhteen hyväksyminen (vuokralainen)

1. Avaa saamasi liittymislinkki.
2. Kirjaudu sisään tai luo tunnus (jos sinulla ei vielä ole) — palaat linkkiin automaattisesti.
3. Paina Hyväksy vuokrasuhde. Tämän jälkeen näet oman huoneistosi tiedot, taloyhtiön ilmoitukset, voit tehdä huoltopyyntöjä ja käyttää varauksia.

Hallituksen kooste

Hallitus näkee taloyhtiön vuokrasuhteet Henkilöt → Vuokrasuhteet ‑välilehdellä: huoneisto, vuokralainen, tila ja päivämäärät. Tämä on vain kooste hallinnon tarpeisiin — ei pääsyä osapuolten väliseen sisältöön.

Yksityinen tila (viestit ja ohjeet)

Jokainen vuokrasuhde sisältää yksityisen tilan, johon pääsee “Avaa”-linkistä Oma asunto -sivun Vuokralaiset-kortista tai vuokralaisen Oma asunto -sivun “Oma vuokrasuhde” -kortista.

Ohjeet (vuokranantaja kirjoittaa)

Vuokranantaja voi kirjoittaa vuokralaiselle pysyvät ohjeet: avainten luovutus, talojärjestys, huollon yhteystiedot, kierrätysohjeet jne. Ohjeet ovat vuokralaiselle vain luku -tilassa. Viimeksi päivitetty -aikaleima näkyy molemmille osapuolille.

Viestiketju

Vuokranantaja ja vuokralainen voivat lähettää toisilleen viestejä suoraan sovelluksessa ilman sähköpostia. Viestin voi merkitä kysymykseksi (“Merkitse kysymykseksi” -valintaruutu), jolloin viestiin ilmestyy “Kysymys”-merkintä erotukseksi tavallisista viesteistä.

Yksityisyys

Hallitus ei pääse yksityisen tilan viesteihin eikä ohjeisiin — ne näkyvät vain vuokranantajalle ja vuokralaiselle. Hallitus näkee edelleen vain koosteen (huoneisto, nimi, tila, päivämäärät).

Sisään- ja poismuuttotarkastus

Yksityisessä tilassa on Tarkastukset-osio, jossa osapuolet voivat kirjata tilojen kunnon kahdessa vaiheessa:

• Sisäänmuuttotarkastus — suoritetaan kun vuokralainen muuttaa sisään.
• Poismuuttotarkastus — suoritetaan kun vuokralainen muuttaa pois.

Kumpi tahansa osapuoli voi aloittaa tarkastuksen painamalla Aloita sisäänmuuttotarkastus / Aloita poismuuttotarkastus -painiketta.

Kirjausten lisääminen

Kun tarkastus on luotu, molemmat osapuolet voivat lisätä kirjauksia:

1. Täytä Tila / alue (pakollinen) — esim. Keittiö, Kylpyhuone, Olohuone.
2. Täytä halutessasi Kunto — esim. Hyvä, Kohtalainen, Huono.
3. Lisää tarvittaessa Huomio (vapaamuotoinen lisätieto).
4. Paina Lisää kirjaus.

Kirjauksia voi poistaa (✕-painike) niin kauan kuin tarkastus on luonnosvaiheessa.

Molempien osapuolten vahvistus (allekirjoitus)

Kun kaikki kirjaukset on tehty, kumpikin osapuoli painaa Hyväksy tarkastus. Sivulla näkyy, onko vuokranantaja ja vuokralainen jo vahvistanut.

Kun molemmat ovat vahvistaneet, tarkastus lukitaan: kirjauksia tai valokuvia ei enää voi lisätä tai poistaa, ja sivulle ilmestyy banneri ”✓ Molemmat osapuolet vahvistaneet”. Tulos on yhteinen, muuttumaton kuntotodiste.

Valokuvat

Tarkastukseen voi liittää valokuvia milloin tahansa luonnosvaiheessa. Valokuvat näkyvät molemmille osapuolille osana tarkastusta ja säilyvät lukittuna tarkastuksen vahvistamisen jälkeen.

1. Paina Lisää valokuvia -painiketta tarkastuksen valokuva-osiossa.
2. Valitse yksi tai useampi kuva laitteen kuvagalleriasta tai tiedostoista (tuetut muodot: JPEG, PNG, HEIC, WebP).
3. Kuva ilmestyy pienoiskuvana — klikkaa sitä suurentaaksesi.
4. Poista yksittäinen valokuva ✕-painikkeella (vain luonnosvaiheessa).

Tietoturva

Valokuvat tallennetaan yksityiseen säilöön eikä niitä voi avata suoralla linkillä — ne näkyvät vain kirjautuneille osapuolille sovelluksen kautta.

Vuokralaskut

Yksityisessä tilassa on Vuokralaskut-osio, joka toimii osapuolten yhteisenä kirjanpitona. VAREK ei välitä maksua eikä käsittele rahaa — kyse on jaetusta muistiinpanosta maksutilanteesta.

Laskun luominen (vuokranantaja)

1. Siirry vuokrasuhteen yksityiseen tilaan.
2. Täytä Summa (euroissa), halutessasi Laskutuskausi, Eräpäivä ja Huomio.
3. Paina Luo lasku.

Lasku ilmestyy listaan tilassa Avoin.

Maksun kirjaaminen (kumpikin osapuoli)

Kumpikin osapuoli voi merkitä avoimen laskun maksetuksi tai jo maksetun laskun takaisin avoimeksi:

• Merkitse maksetuksi — vuokranantaja vahvistaa vastaanottaneensa maksun tai vuokralainen ilmoittaa maksaneensa.
• Merkitse maksamattomaksi — jos merkintä tehtiin virheellisesti.

Kun lasku on merkitty maksetuksi, kirjataan päivämäärä automaattisesti.

Laskun mitätöinti (vuokranantaja)

Vuokranantaja voi mitätöidä laskun painamalla Mitätöi. Mitätöityä laskua ei voi palauttaa, ja siihen ei enää voi tehdä toimintoja.

Ei maksunvälitystä

VAREK ei siirrä rahaa osapuolten välillä. Vuokralaskut ovat pelkkiä muistiinpanoja — varsinainen maksu hoidetaan pankin kautta normaalisti.

Hyvä tietää

• Vuokralainen ei näe taloyhtiön taloutta eikä saa vastikelaskuja — vastike on osakkaan vastuulla.
• Yhdellä osakkaalla voi olla useita huoneistoja ja kullakin oma vuokralainen.
• Liittymislinkki on kertakäyttöinen.

Katso myös

• Omistajuudet
• Rakennukset ja huoneistot