Sähköinen yhtiökokous

Yhtiökokous-sivulla hallitus hoitaa taloyhtiön yhtiökokouksen alusta loppuun — lukuun ottamatta varsinaista äänestämistä: aikatauluta kokous, kokoa esityslista, liitä aineistot, lähetä kokouskutsu, seuraa ilmoittautumisia, kirjaa päätökset ja tuota pöytäkirja, jonka voi allekirjoituttaa sähköisesti.

Löydät sivun vasemman valikon Yleiskatsaus-ryhmästä kohdasta Yhtiökokous. Jokainen taloyhtiön jäsen näkee kokoukset ja voi ilmoittautua; kokousten luonti ja hallinta on hallituksen oikeus.

1. Luo kokous

Paina Uusi kokous ja täytä lomake:

Kokouksen tyyppi — Varsinainen yhtiökokous (pidetään vuosittain) tai Ylimääräinen yhtiökokous.
Otsikko — esim. Varsinainen yhtiökokous 2026.
Ajankohta — kokouksen päivä ja kellonaika.
Kutsuaika (päivää) — kuinka monta päivää ennen kokousta kutsu on viimeistään lähetettävä. Oletus on 14 päivää; tarkista oikea kutsuaika aina yhtiöjärjestyksestä (asunto-osakeyhtiölaki sallii kutsun aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta, ellei yhtiöjärjestys toisin määrää).
Paikka ja etäosallistumislinkki — fyysinen kokouspaikka ja/tai verkkokokouksen osoite.

Kun valitset Varsinainen yhtiökokous, VAREK luo valmiiksi tavanomaisen esityslistan rungon (kokouksen avaus, järjestäytyminen, tilinpäätöksen vahvistaminen, vastuuvapaus, talousarvio ja vastikkeet, hallituksen valinta jne.). Voit muokata runkoa vapaasti.

2. Kokoa esityslista

Avaa kokous listalta. Esityslista-osiossa voit lisätä, muokata, järjestää ja poistaa kohtia. Jokaisella kohdalla on otsikko ja vapaaehtoinen kuvaus. Tallenna muutokset Tallenna esityslista -painikkeella.

3. Liitä aineistot

Materiaalit-osiossa voit liittää kokoukseen taloyhtiön olemassa olevia dokumentteja (esim. tilinpäätös, talousarvio). Hae dokumenttia nimellä ja järjestä listaa nimen, luontipäivän tai kategorian mukaan. Voit myös ladata uuden tiedoston suoraan tästä — se tallentuu dokumentteihin näkyvyydellä Vain osakkaille (näkyy osakkaille ja hallitukselle, ei vuokralaisille) ja liittyy kokoukseen. Aineistot kulkevat mukana kokouskutsun liitteinä.

4. Lähetä kokouskutsu

Kokouskutsu-osiossa paina Lähetä kokouskutsu. VAREK esitäyttää otsikon ja kutsutekstin (aika, paikka ja esityslista). Valitse vastaanottajat — oletuksena Osakkaat ja Hallitus — ja lähetä. Kutsu lähtee sähköpostimoduulin kautta yhtenä henkilökohtaisena viestinä kullekin vastaanottajalle, ja mukana lähtevät valitut aineistot.

Jos kokoukseen on vähemmän aikaa kuin asettamasi kutsuaika, näet huomautuksen — voit silti lähettää kutsun, mutta tarkista kutsuajan riittävyys yhtiöjärjestyksestä.

5. Ilmoittautuminen

Jokainen jäsen näkee kokouksen ja voi ilmoittautua: Kyllä, Ehkä tai Ei. Hallitus näkee ilmoittautuneiden määrän.

6. Kirjaa päätökset

Kokouksen aikana tai sen jälkeen hallitus kirjaa Päätökset-osiossa kunkin esityslistan kohdan päätöksen. Kun päätökset tallennetaan, kokous merkitään pidetyksi.

7. Tuota ja allekirjoituta pöytäkirja

Kun kokous on pidetty, Pöytäkirja-osiossa:

Luo ja tallenna pöytäkirja kokoaa pöytäkirjan PDF:n (taloyhtiön tiedot, kokouksen tiedot, esityslista päätöksineen ja allekirjoitusrivit) ja tallentaa sen taloyhtiön dokumentteihin jäsenten nähtäväksi. Voit myös ladata pöytäkirjan suoraan koneellesi esikatselua varten.
Pyydä allekirjoitukset lähettää pöytäkirjan sähköiseen allekirjoitukseen — puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastaja allekirjoittavat vahvalla tunnistautumisella. Allekirjoitettu pöytäkirja palautuu taloyhtiön dokumentteihin.

Kokouksen peruuttaminen ja poistaminen

Hallitus voi peruuttaa kokouksen sen statuksesta riippumatta, kunhan pöytäkirjaa ei ole allekirjoitettu. Luonnos-tilaiselle tai peruutetulle kokoukselle näkyy myös Poista kokous -painike (punaisena, kokouksen muiden toimintopainikkeiden vieressä). Poisto on pysyvä — se poistaa kokouksen kaikkine tietoineen. Pidettyä tai allekirjoitettujen minuuttien sisältävää kokousta ei voi poistaa (ne ovat pysyviä asiakirjarekisterin tietoja); jos kutsu on jo lähetetty, peruuta kokous ensin, ja poista vasta sen jälkeen.

Sähköinen äänestys

Yhtiökokouksen asioista voi äänestää sähköisesti VAREK:issä. Toiminto noudattaa asunto-osakeyhtiölain (AOYL 6 luku) oletuksia, mutta äänten peruste ja kynnykset ovat taloyhtiökohtaisia — tarkista oikeat säännöt aina yhtiöjärjestyksestä.

1. Äänestysasetukset (hallitus)

Avaa kokous ja täytä Äänestysasetukset:

Äänten peruste — Osakkeiden mukaan (oletus) tai Huoneistoittain.
Äänileikkuri — yhden osakkaan enimmäisääniosuus läsnä olevista äänistä (AOYL 6:13 oletus 1/5 eli 20 %; muutettavissa tai poistettavissa yhtiöjärjestyksen mukaan).
Päätösvaltaisuus — vapaaehtoinen kynnys (vain tiedoksi, ei estä kokousta).
Osakkeiden kokonaismäärä — lasketaan huoneistojen osakemääristä; voit antaa tarvittaessa oman arvon.

Merkitse äänestettävät esityslistan kohdat äänestyskohdiksi ja valitse kunkin päätöskynnys: Yksinkertainen enemmistö tai Määräenemmistö 2/3.

2. Lukitse ääniluettelo

Paina Lukitse ääniluettelo. VAREK laskee kullekin huoneistolle äänimäärän huoneiston omistuksen mukaan (yhteisomistajat muodostavat yhden, jakamattoman ääniyksikön). Luettelo on lukittu kokousta varten — myöhemmät omistusmuutokset eivät muuta sitä. Luettelossa näkyy myös kunkin huoneiston (osakeryhmän) osakemäärä.

VAREK näyttää ääniluettelon yhteydessä kokouksen täsmäytyspäivän — 1.10.2026 alkaen osallistumisoikeus on sillä, joka on kokousta edeltävänä päivänä merkitty osakkeenomistajaksi osakeluetteloon tai osakehuoneistorekisteriin (AOYL 6:7). Jos lukitset luettelon ennen täsmäytyspäivää, VAREK muistuttaa lukitsemaan sen uudelleen täsmäytyspäivänä tai sen jälkeen. Kutsua lähetettäessä VAREK muistuttaa myös, että 1.10.2026 alkaen kutsu toimitetaan osakehuoneistorekisteriin merkittyyn yhteystietoon (AOYL 6:21) — VAREK-sähköposti tavoittaa vain palveluun lisätyt jäsenet.

3. Ennakkoäänestys (vapaaehtoinen)

Ennen kutsun lähettämistä hallitus voi ottaa ennakkoäänestyksen käyttöön. Tällöin äänestyskohdat avataan jo ennen kokousta, esityslista lukitaan, ja kokouskutsuun liitetään automaattisesti tieto ennakkoäänestyksestä. Jäsenet voivat äänestää etukäteen; ennakkoääntä voi muuttaa kokouksen alkuun asti, minkä jälkeen se on lopullinen.

4. Äänestäminen

Hallitus painaa Aloita kokous, kun kokous alkaa. Hallitus avaa kunkin äänestyskohdan äänestyksen (tarvittaessa salaisena); äänioikeutetut antavat äänen Puolesta / Vastaan / Tyhjä. Hallitus näkee reaaliaikaisen ääntenlaskennan (yksittäisiä salaisia ääniä ei näe kukaan). Kun hallitus sulkee äänestyksen, tulos lasketaan kynnyksen mukaan — määräenemmistössä sekä 2/3 annetuista äänistä että 2/3 edustetuista osakkeista — ja kirjataan päätökseksi ja pöytäkirjaan.

5. Valtakirja

Jäsen voi valtuuttaa toisen jäsenen äänestämään puolestaan tässä kokouksessa (Valtakirjat-osio). Valtuutettu äänestää valtuuttajan puolesta; valtuuttaja ei voi enää itse äänestää ennen valtakirjan perumista. Hallitus näkee voimassa olevat valtakirjat.

6. Päätösvaltaisuus ja pöytäkirja

Päätösvaltaisuus / osallistuminen -osio näyttää edustetun osakemäärän osuuden. Valmis pöytäkirja sisältää kunkin äänestyskohdan tuloksen (puolesta / vastaan / tyhjä ja hyväksytty/hylätty).

Kuka näkee mitä

Hallitus (puheenjohtaja ja jäsenet) luo ja hallinnoi kokouksia, lähettää kutsut, kirjaa päätökset ja tuottaa pöytäkirjan.
Osakkaat ja muut jäsenet näkevät kokoukset, esityslistan ja aineistot, saavat kutsun ja voivat ilmoittautua. Valmis pöytäkirja näkyy heille taloyhtiön dokumenteissa.