Tuo tiedot (huoneistot ja omistajien yhteystiedot)
Tuo-tiedot-työkalu on tarkoitettu hallituksen ylläpitäjille, jotka haluavat siirtää huoneistorekisterin ja omistajien yhteystiedot aikaisemmasta järjestelmästä tai Excel-taulukosta VAREK:iin kerralla — ilman käsin syöttämistä.
Mitä työkalu tekee
Osio nimeltä “Mitä työkalu tekee”Tuonti lukee CSV- tai Excel-tiedoston, tunnistaa sarakkeet automaattisesti ja antaa sinun kohdistaa ne VAREK-kenttiin. Voit esikatsella tulosta rivi riviltä ennen kuin mitään tallennetaan kantaan. Vain ne rivit, joissa ei ole virheitä, tallennetaan lopullisessa tuonnissa.
Tuonnin tulos:
- Lisätty — uusi huoneisto luotiin tietokantaan.
- Päivitetty — olemassa oleva huoneisto (sama huoneistotunnus) sai uudet tiedot.
- Ohitettu — rivi oli identtinen olemassa olevan kanssa eikä vaatinut muutoksia.
Vaihe 1 — Vie tiedot vanhan järjestelmän tai Excelin
Osio nimeltä “Vaihe 1 — Vie tiedot vanhan järjestelmän tai Excelin”Avaa vanha huoneistotietokanta tai Excel-taulukko ja tallenna se CSV- tai
Excel-tiedostona (.csv, .xlsx tai .xls). Suositeltava muoto:
- Ensimmäinen rivi on otsikkorivi — sarakkeiden nimet ovat vapaamuotoisia, VAREK tunnistaa yleiset variantit automaattisesti (esim. “Huoneisto”, “Unit”, “Apt no”, “Pinta-ala m²” jne.).
- CSV-tiedostoissa VAREK tunnistaa sekä pilkku- (
,) että puolipiste-erotteimen (;) — suomalaisista järjestelmistä vietyihin tiedostoihin käytetään yleensä puolipistettä. - Maksimi 5 000 riviä per tuonti.
Hyödyllisiä sarakenimiä, joita VAREK tunnistaa heti:
| VAREK-kenttä | Esimerkkinimiä lähdetiedostossa |
|---|---|
| Huoneistotunnus (pakollinen) | Huoneisto, Apt, Unit, Tunnus |
| Kerros | Kerros, Floor, Krs |
| Huonetyyppi | Huonetyyppi, Tyyppi, Rooms, H-luku |
| Pinta-ala (m²) | Pinta-ala, Area, m², Neliöt |
| Osakkeiden määrä | Osakkeet, Shares |
| Asukasmäärä | Asukkaat, Residents |
| Omistajan nimi | Omistaja, Owner, Nimi |
| Omistajan sähköposti | Sähköposti, Email, Omistaja sähköposti |
| Omistajan puhelin | Puhelin, Phone, Omistajan puhelin |
Vaihe 2 — Valitse kohderakennus
Osio nimeltä “Vaihe 2 — Valitse kohderakennus”Avaa Tuo tiedot ja valitse ensin se rakennus, johon huoneistot tuodaan. Rakennuksia ei luoda tuonnin yhteydessä — lisää tarvittavat rakennukset ensin kohdassa Rakennukset ja huoneistot.
Vaihe 3 — Lataa tiedosto
Osio nimeltä “Vaihe 3 — Lataa tiedosto”Valitse tiedosto klikkaamalla Valitse tiedosto -painiketta tai pudottamalla tiedosto kentälle. VAREK lukee tiedoston heti selaimessa — tiedosto käsitellään paikallisesti, sitä ei lähetetä palvelimelle ennen kuin painat Tuo.
Kun tiedosto on luettu, näet yhteenvedon: “Luettu N riviä, K saraketta.”
Vaihe 4 — Kohdista sarakkeet
Osio nimeltä “Vaihe 4 — Kohdista sarakkeet”VAREK ehdottaa automaattisesti otsikkoriviin perustuvaa kohdistusta. Tarkista jokainen rivi:
- Vihreä reuna tarkoittaa, että kenttä kohdistui automaattisesti.
- Punaisella reunalla merkitty kenttä on pakollinen mutta toistaiseksi ilman lähdettä — valitse oikea sarake pudotusvalikosta.
- Valitsematta jätettyjä valinnaisia kenttiä ei tuoda.
Tallenna kohdistus myöhempää käyttöä varten
Osio nimeltä “Tallenna kohdistus myöhempää käyttöä varten”Jos tuot saman tai vastaavan järjestelmän tiedostoja säännöllisesti, voit tallentaa kohdistuksen nimellä kohdassa Tallennetut kohdistukset → Tallenna kohdistus. Seuraavalla kerralla voit ladata sen samasta valikosta, jolloin kohdistus täytetään automaattisesti.
Vaihe 5 — Esikatsele rivit
Osio nimeltä “Vaihe 5 — Esikatsele rivit”Esikatselutaulukko näyttää jokaisen rivin tilan:
- OK — rivi on valmis tuontiin.
- Virhe — rivi sisältää virheen (esim. puuttuva pakollinen kenttä tai virheellinen sähköpostiosoite). Virherivi näyttää virheen kuvauksen.
Tuontipainike on estetty, jos jokin rivi on virhetilassa. Korjaa ongelmat lähdetiedostossa ja lataa tiedosto uudelleen.
Vaihe 6 — Tuo
Osio nimeltä “Vaihe 6 — Tuo”Paina Tuo -painiketta. Palvelin tarkistaa jokaisen rivin uudelleen itsenäisesti (client-side esikatselu on vain avustava) ja tallentaa vain kelvolliset rivit.
Tuonnin valmistuttua näet yhteenvedon:
- Lisätty X huoneistoa — uudet huoneistot.
- Päivitetty X huoneistoa — saman huoneistotunnuksen olemassa olevat huoneistot päivitettiin (idempotenttiupsert: jos kenttien arvot ovat samat, rivi ohitetaan).
- Ohitettu X riviä — identtiset rivit, ei muutoksia.
Tuonnin jälkeen voit avata huoneistolistan heti linkistä Avaa huoneistot → tai tuoda lisää tiedostoja.
HTJ-osakeluettelon tuonti (huoneistot)
Osio nimeltä “HTJ-osakeluettelon tuonti (huoneistot)”Huoneistojen tuontiin voit CSV/Excel-tiedoston sijaan käyttää suoraan Huoneistotietojärjestelmän (HTJ) osakeluetteloa JSON-muodossa. Tämä on Maanmittauslaitoksen kansallinen osake- ja huoneistorekisteri: yksi tiedosto tuo koko taloyhtiön huoneistot, osakeryhmätunnukset ja osakemäärät kerralla ja virallisesti — ilman käsin syöttämistä.
Mistä tiedoston saa
Osio nimeltä “Mistä tiedoston saa”Kirjaudu Maanmittauslaitoksen Huoneistotietojen ylläpito taloyhtiöille
-verkkopalveluun (asiointi.maanmittauslaitos.fi/taloyhtiot) vahvalla
Suomi.fi-tunnistautumisella ja lataa taloyhtiön osakeluettelo. Tuo tiedosto
sellaisenaan VAREK:iin: valitse 0. Mitä tuodaan? → Huoneistot, valitse
kohderakennus ja lataa .json-tiedosto.
Mitä HTJ-tuonnista luetaan
Osio nimeltä “Mitä HTJ-tuonnista luetaan”| VAREK-kenttä | HTJ-lähde |
|---|---|
| Huoneistotunnus | porras + huoneistonumero + jakokirjain (esim. A 5 a → A5a) |
| Osakeryhmätunnus (HTJ) | osakeryhmätunnus (16 merkkiä) |
| Osakkeiden määrä | osakelukumäärä |
| Huonetyyppi | huoneistotyyppi (esim. “3h+k”) |
| Kerros | sijaintikerros |
| Pinta-ala (m²) | huoneiston pinta-ala |
| Omistajan nimi | suurimman omistusosuuden omistaja (nimi tai toiminimi) |
Autopaikat, varastot ja lakanneet osakeryhmät ohitetaan automaattisesti (näet lukumäärän tuonnin yhteenvedossa). Jos huoneistolla on useita omistajia, vain suurin omistusosuus tuodaan yhteystiedoksi; muut näkyvät esikatselun yhteenvedossa.
:::caution Henkilötietojen käsittely VAREK ei koskaan lue eikä tallenna henkilötunnuksia tai syntymäaikoja HTJ-tiedostosta — vain omistajan nimi tuodaan huoneiston yhteystiedoksi, aivan kuten CSV-tuonnissa. Jos omistajalla on luovutuskielto, nimeä ei tuoda lainkaan ja tuonti ilmoittaa siitä. :::
Osakeryhmätunnuksia ei korvata äänettömästi
Osio nimeltä “Osakeryhmätunnuksia ei korvata äänettömästi”Jos huoneistolle on jo aiemmin tallennettu osakeryhmätunnus (esim. käsin kohdassa HTJ-työkalut) ja HTJ-tuonti tuo sille eri tunnuksen, aiempi arvo säilytetään eikä sitä ylikirjoiteta. Tuonnin yhteenveto listaa nämä ristiriidat. Jos haluat HTJ:n arvon voittavan, tyhjennä tallennettu tunnus ensin ja tuo uudelleen.
Live-haku Maanmittauslaitoksen rajapinnasta
Osio nimeltä “Live-haku Maanmittauslaitoksen rajapinnasta”Suora rajapintahaku HTJ:stä (ilman käsin latausta) edellyttää Maanmittauslaitoksen rajapintasopimusta ja valtuutusta, ja se otetaan käyttöön myöhemmin. Tällä hetkellä käytössä on tiedoston lataus + tuonti yllä kuvatulla tavalla.
Vikailmoitusten tuonti
Osio nimeltä “Vikailmoitusten tuonti”Tuo-tiedot-työkaluun on sisäänrakennettu myös vikailmoitusten tuonti. Valitse pudotusvalikosta Viat kohdassa 0. Mitä tuodaan? ja seuraa samoja vaiheita kuin huoneistotuonnissa — rakennus, tiedosto, sarakekohdistus, esikatselu, tuo.
Rakennus on valinnainen vioille
Osio nimeltä “Rakennus on valinnainen vioille”Vioille rakennus ei ole pakollinen. Jos et valitse rakennusta, viat tuodaan taloyhtiön yleisinä vikoina (ei sidottuna huoneistoon).
Jos valitset rakennuksen ja kohdisnat tiedostostasi huoneisto-sarakkeen (= huoneistotunnus), VAREK etsii rakennuksesta vastaavan huoneiston ja linkittää vian siihen. Jos huoneistotunnusta ei löydy rakennuksesta, vika tuodaan silti — mutta ilman huoneistolinkkiä.
Tunnistetut sarakkeet
Osio nimeltä “Tunnistetut sarakkeet”| VAREK-kenttä | Esimerkkinimiä lähdetiedostossa | Pakollinen? |
|---|---|---|
| Otsikko | Otsikko, Title, Nimi | Kyllä |
| Kuvaus | Kuvaus, Description, Selitys | Kyllä |
| Kategoria | Kategoria, Category, Tyyppi | Ei |
| Vakavuus | Vakavuus, Severity, Kriittisyys | Ei |
| Tila | Tila, Status | Ei |
| Sijainti | Sijainti, Location, Paikka | Ei |
| Huoneisto (huoneistotunnus) | Huoneisto, Unit, Apt | Ei |
| Ulkoinen tunnus | Tunnus, ID, ExternalId | Ei |
Automaattinen arvojen kohdistus
Osio nimeltä “Automaattinen arvojen kohdistus”Kategoria, vakavuus ja tila kohdistetaan automaattisesti VAREK:n vakioarvoihin (esim. “julkisivu” → kategoria julkisivu, “kriittinen” → vakavuus kriittinen). VAREK:n omat arvonimet — sekä suomeksi että englanniksi (esim. “Keskitaso”, “Märkätilat”, “Ilmoitettu”) — tunnistetaan aina sellaisenaan ilman varoitusta. Jos lähdetiedoston arvo ei täsmää mihinkään VAREK:n vakioarvoon, rivi saa Varoitus-tilan esikatselussa mutta tuodaan silti oletusarvoilla:
- Tuntematon kategoria → muu
- Tuntematon vakavuus → keskitaso
- Tuntematon tila → ilmoitettu
Varoitusrivit näkyvät esikatselussa keltaisella Varoitus-merkinnällä. Tuontipainike on käytettävissä myös silloin, kun rivejä on varoitustilassa — ne tuodaan oletusarvoilla. Vain Virhe-tilaiset rivit estävät tuonnin.
Uudelleentuonti ilman kaksoiskappaleita (ulkoinen tunnus)
Osio nimeltä “Uudelleentuonti ilman kaksoiskappaleita (ulkoinen tunnus)”Jos kohdistat lähdetiedostosta ulkoinen tunnus -sarakkeen (kenttänimi
Tunnus tai ID tai vastaava), VAREK käyttää sitä yksilöivänä avaimena:
- Jos sama tunnus löytyy jo tietokannasta, rivi päivittää olemassa olevan vian sen sijaan että luo uuden.
- Jos tunnusta ei vielä ole, vika luodaan normaalisti.
- Jos sama tunnus esiintyy samassa tiedostossa kahdesti, jälkimmäinen rivi voittaa: ensimmäinen luo vian ja jälkimmäinen päivittää sen. Esikatselu varoittaa tästä ennen tuontia.
Tämä mahdollistaa vanhan järjestelmän viatietojen inkrementaalisen siirron: voit tuoda saman tiedoston uudelleen (esim. päivitettyine tiloineen) ilman kaksoiskappaleita.