Hallituksen päätökset ja toimeksiannot

Hallituksen päätökset ja toimeksiannot -sivulla hallitus kirjaa päätökset asioissa, jotka voidaan päättää ilman yhtiökokousta (asunto-osakeyhtiölain 7 luku) — esimerkiksi lisäavainten tilaus, pieni korjaustyö tai huoltoyhtiön lisätilaus — ja seuraa, että sovittu työ tulee tehdyksi. Jokainen päätös saa juoksevan numeron (esim. HTP-2026-001) ja tallentuu muuttumattomaan tapahtumalokiin, jonka eheyden voi tarkistaa napilla.

Löydät sivun vasemman valikon Yleiskatsaus-ryhmästä kohdasta Päätökset ja toimeksiannot. Sivu näkyy vain hallitukselle (ja isännöitsijälle); jokainen hallituksen jäsen näkee kaikkien toimeksiantojen tilan — myös sen, onko työ tehty vai ei.

Sähköisen päätöksen sitovuus

VAREK:n hallituksen päätökset ja toimeksiannot ovat päätöksenteon ja kirjaamisen apuväline. Sähköisen päätöksen sitovuus riippuu yhtiön omista järjestelyistä (AOYL 7:6), eikä kirjaus korvaa lakisääteistä, allekirjoitettua pöytäkirjaa. Laajakantoiset ja epätavalliset asiat kuuluvat yhtiökokoukselle (AOYL 7:2). Varmista menettely hallituksen työjärjestyksestä tai lakimieheltä ennen sitovien päätösten tekemistä sähköisesti.

1. Luo päätös tai toimeksianto

Paina Uusi päätös tai toimeksianto ja täytä lomake:

• Otsikko ja kuvaus — mitä päätetään tai valtuutetaan tekemään ja millä ehdoilla.
• Luokka — 14 valmista luokkaa (avaimet, pienhuolto, viestintä, hankinnat, kilpailutus, kiireelliset toimet…). Luokan valinta esitäyttää hyväksyntätason lain kannalta turvallisella oletuksella ja näyttää luokkakohtaisen vihjeen — esimerkiksi milloin asia kuuluukin yhtiökokoukselle.
• Hyväksyntätaso — neljä tasoa (ks. alla). Tasoa voi aina nostaa; laskeminen luokan oletusta matalammaksi vaatii vakuutuksen siitä, että hallitus on sopinut menettelystä työjärjestyksessään.
• Valtuutuksen yläraja € — kattohinta, johon asti toimeksisaaja saa toimia (esim. “avaimet, enintään 200 €”). Kustannusarvio näkyy vain hallitukselle.
• Näkyvyys — oletuksena vain hallitus; halutessaan päätöksen voi näyttää myös osakkaille (ilman kustannustietoja).

Tallennettu luonnos ei vielä käynnistä mitään — voit muokata sitä, kunnes lähetät sen hyväksyttäväksi.

2. Neljä hyväksyntätasoa

Taso	Milloin	Mitä tapahtuu
Kirjattu toimeksianto	Juokseva hallinto olemassa olevan toimivallan puitteissa (AOYL 7:1/7:17): pienhuolto, tiedotteet	Hyväksyntä kirjautuu heti ilman äänestystä; loki nimeää kirjaajan
Puheenjohtajan valtuutus	Hallituksen delegoimat tai kiireelliset asiat (7:2.2): avaintilaukset, vahingontorjunta	Puheenjohtaja saa ilmoituksen ja hyväksyy tai hylkää perusteluineen
Hallituksen enemmistöpäätös	Työn tilaukset, hankinnat, sopimukset, käytännöt (7:3)	Äänioikeutetut äänestävät; koko hallituksen enemmistön on puollettava
Hallituksen yksimielinen päätös	Hallinnolliset ja oikeudelliset asiat; sitovat sähköiset päätökset (7:6)	Äänioikeutetut äänestävät; kaikkien on puollettava

Kiireelliset toimet (esim. vesivahingon torjunta) merkitään aina vahvistettavaksi seuraavassa hallituksen kokouksessa — sivu muistuttaa tästä pysyvällä huomautuksella, jonka Kirjaa vahvistus -napista puheenjohtaja tai ylläpitäjä kirjaa vahvistuksen (kohta 7). Kunnes vahvistus on tehty, puheenjohtaja ja ehdottaja saavat muistutuksen seitsemän päivän välein.

3. Lähetä hyväksyttäväksi

Kun luonnos on valmis, paina Lähetä hyväksyttäväksi. Tällä hetkellä:

• asia saa juoksevan numeron (HTP-vuosi-numero, AOYL 7:6 edellyttää juoksevaa numerointia),
• äänioikeutettujen joukko jäädytetään — myöhemmät jäsenmuutokset eivät muuta päätöksen pohjaa, ja jäädytetty kokoonpano näkyy sivulla,
• hyväksyjät saavat ilmoituksen (“Odottaa hyväksyntääsi”).

Kirjattu toimeksianto (taso 1) hyväksytään samalla hetkellä ja sinetöidään lokiin.

4. Äänestäminen (enemmistö- ja yksimieliset päätökset)

Kun enemmistö- tai yksimielinen päätös lähetetään hyväksyttäväksi, lähettäjän oma ääni kirjautuu automaattisesti puoltavana — hyväksyttäväksi lähettäminen on kannanotto, ja loki merkitsee äänen lähettäjän nimiin. Muut äänioikeutetut saavat ilmoituksen ja äänestävät päätöksen sivulla: Puolesta, Vastaan tai Tyhjä. Ääneen voi liittää kommentin — esimerkiksi kirjattavan eriävän mielipiteen (AOYL 7:6).

• Ääntenlaskenta on näkyvää: sivu näyttää reaaliaikaisen tuloksen ja nimikohtaisen äänestysluettelon (hallituksen päätökset eivät ole salaisia äänestyksiä).
• Enemmistöpäätös vaatii yli puolet koko äänioikeutettujen joukosta — tyhjä ääni nostaa siis kynnystä. Yksimielinen päätös kaatuu yhteenkin vastaan- tai tyhjään ääneen.
• Päätös ratkeaa automaattisesti heti, kun lopputulos on matemaattisesti varma — esimerkiksi kolmen hengen hallituksessa toinen puoltoääni sinetöi hyväksynnän, eikä kolmatta tarvitse odottaa.
• Ääntä voi muuttaa, kunnes päätös ratkeaa. Aiempi ääni ei katoa: se säilyy lokissa korvattuna.
• Esteellinen jäsen (AOYL 7:4) merkitsee itsensä esteelliseksi luonnoksen sivulla ennen lähettämistä — hänet jätetään äänioikeutettujen ulkopuolelle, eikä hän kasvata päätöksen äänikynnystä.
• Hyväksynnällä on määräaika (oletuksena 14 vuorokautta). Äänestämättä jättäneet saavat muistutuksen kolme päivää ja yhden päivän ennen määräaikaa, ja määräajan umpeuduttua asia merkitään vanhentuneeksi — sen voi kopioida uudeksi luonnokseksi.

Äänestys sähköpostilinkillä

Jos ylläpitäjä on sallinut sähköpostiäänestyksen päätösasetuksista (kohta 10), avoimen päätöksen äänestyspaneeliin ilmestyy Lähetä äänestyspyynnöt sähköpostilla -nappi. Jokainen äänioikeutettu, joka ei ole vielä äänestänyt, saa henkilökohtaisen, kertakäyttöisen linkin sähköpostitse. Linkki avaa äänestyssivun ilman kirjautumista: sillä näkyvät päätöksen tiedot ja määräaika, ja ääni vahvistetaan sivulla — pelkkä sähköpostilinkin avaaminen ei vielä anna ääntä.

• Sivulla valitaan Puolesta, Vastaan tai Tyhjä, ja ääneen voi liittää kommentin tai eriävän mielipiteen. Puheenjohtajan valtuutus -tasolla vaihtoehdot ovat Hyväksy tai Hylkää (hylkäys vaatii perustelun).
• Sähköpostilla annettu ääni menee samaan ääntenlaskentaan ja muuttumattomaan tapahtumalokiin kuin sovelluksessa annettu ääni, ja se merkitään sähköpostilinkillä annetuksi.
• Uudelleenlähetys mitätöi aiemmat linkit. Hallituksesta poistunut henkilö ei voi äänestää, vaikka linkki olisi vielä tallessa.

5. Toimeksisaajat — vastuuta työ ja seuraa kuittauksia

Kun toimeksianto on hyväksytty, sille voi nimetä yhden tai useamman toimeksisaajan sivun Toimeksisaajat-paneelista. Valittavana ovat:

• Isännöinti — isännöitsijä tai isännöintitoimiston yhteystieto
• Hallitus — hallituksen jäsenet
• Osakkaat — taloyhtiön osakkaat
• Huolto ja palvelut — Huolto-sivun palveluyhteystiedot (esim. huoltoyhtiö)
• Ulkoinen taho — vapaamuotoinen nimi ja sähköposti kirjanpitoa varten

Jokaiselle valitaan rooli: Vastuussa, Tukee tai Tiedoksi. Sovelluksen käyttäjä saa ilmoituksen, kuittaa tehtävän vastaanotetuksi ja päivittää etenemisen (Työn alla → Valmis) — tai hylkää tehtävän perusteluineen. Paneelin “kuitannut”-laskuri ja tilamerkit näyttävät koko hallitukselle, missä mennään. Kun kaikki vastuulliset ovat valmiita, ehdottaja saa kehotteen merkitä koko toimeksianto valmiiksi.

Sähköposti ja kuittaussivu (huoltoyhtiöt ja ulkoiset tahot)

Toimeksisaajan rivillä on Lähetä sähköpostilla -nappi. Huoltoyhtiö tai ulkoinen taho saa sähköpostin, jossa on tehtävän kuvaus, valtuutuksen yläraja ja määräpäivä sekä henkilökohtainen kuittauslinkki. Linkki avaa kuittaussivun, jolla vastaanottaja voi ilman kirjautumista kuitata tehtävän vastaanotetuksi, merkitä sen aloitetuksi tai valmiiksi ja jättää viestin hallitukselle. Myös suora vastaus sähköpostiin kirjautuu toimeksiannon tapahtumalokiin, ja vastuuttaja saa siitä ilmoituksen. Uudelleenlähetys korvaa aiemman linkin uudella. Kuittaussivu näyttää vain tehtävän perustiedot — ei kustannusarviota eikä äänestystietoja.

Omat tehtävät kootaan “Minulle osoitetut” -näkymään (nappi listasivun yläreunassa), joka toimii myös osakkaille. Työpöydälle voi lisätä kaksi uutta korttia: “Odottaa hyväksyntääsi” ja “Minulle osoitetut toimeksiannot” (Muokkaa työpöytää).

6. Siirrä yhtiökokoukselle

Laajakantoiset tai epätavalliset asiat kuuluvat yhtiökokoukselle (AOYL 7:2). Ylläpitäjä voi siirtää toimeksiannon yhtiökokoukselle Siirrä yhtiökokoukselle -toiminnolla: valitse valmisteilla oleva kokous, jolloin asiasta luodaan esityslistakohta suoraan kokouksen esityslistalle — tai merkitse asia siirretyksi ilman kokousta, jos kokousta ei ole vielä luotu. Siirto on toimeksiannolle lopullinen (tila Siirretty yhtiökokoukselle), ja kytkös kokoukseen kirjautuu molempiin suuntiin.

Vastaavasti muualta voi tuoda asian hallituksen päätettäväksi: tiketin ja vikailmoituksen sivuilla on hallitukselle Vie hallituksen päätökseksi -nappi, joka luo valmiiksi esitäytetyn luonnoksen (lähde kirjataan toimeksiannon tietoihin).

7. Päätöspöytäkirja ja vahvistus

Jokaisesta ratkaistusta asiasta muodostuu Hallituksen päätöspöytäkirja -lohko. Siitä voi:

• Ladata PDF:n (aina suomeksi) — pöytäkirja sisältää päätöksen, nimikohtaisen äänestysluettelon mahdollisine eriävine mielipiteineen, äänioikeutettujen joukon, vahvistuksen tilan ja eheystiivisteen.
• Tallentaa dokumentteihin — pöytäkirja tallentuu Dokumentit-osioon vain hallituksen nähtäväksi. Tallennuksen jälkeen Pyydä allekirjoitukset vie pöytäkirjan sähköisen allekirjoituksen kulkuun (sama, jolla yhtiökokouksen pöytäkirjat allekirjoitetaan). Toiminto edellyttää, että sähköinen allekirjoitus on otettu käyttöön.

Vahvistaminen. Kiireellisenä tehty päätös (puheenjohtajan valtuutus tai vahvistettavaksi merkitty toimi) näyttää huomautuksen “vahvistettava seuraavassa hallituksen kokouksessa”. Puheenjohtaja tai ylläpitäjä kirjaa vahvistuksen huomautuksen Kirjaa vahvistus -napista ja lisää merkinnän (esim. “Hallituksen kokous 7/2026, §4”). Kirjaamisen jälkeen sivulle tulee vihreä rivi “Vahvistettu hallituksen kokouksessa …”, ja tapahtumalokiin jää pysyvä vahvistusmerkintä. Kunnes vahvistus on kirjattu, puheenjohtaja ja ehdottaja saavat muistutuksen seitsemän päivän välein.

Jos päätösasetuksissa on valittu Vaadi allekirjoitettu päätöspöytäkirja, hyväksytyllä päätöksellä näkyy muistutuspalkki, kunnes allekirjoitettu pöytäkirja on tallennettu — muistutus ei kuitenkaan estä toimeksiannon etenemistä.

8. Toimeksiannon eteneminen valmiiksi

Hyväksytty toimeksianto etenee tiloissa Hyväksytty → Käynnissä → Valmis; välitilana on Estynyt (odottaa ulkopuolista, esim. huoltoyhtiön vastausta). Jokainen hallituksen jäsen voi päivittää tilaa, ja “Nykyinen vaihe” -palkki kertoo aina, kuka on seuraavaksi vuorossa. Valmiiksi merkittäessä voi kirjata valmistumismerkinnät — näin koko hallitus näkee yhdellä silmäyksellä, mikä on tehty ja mikä ei.

9. Muuttumaton tapahtumaloki

Jokainen vaihe — luonti, lähetys, päätös, tilamuutokset, peruutus — kirjautuu tapahtumalokiin, jonka rivit on ketjutettu kryptografisella tiivisteellä. Jälkikäteinen muokkaus rikkoo ketjun, ja Vahvista lokin eheys -nappi tarkistaa sen milloin tahansa. Päätöksen sinetti (päätöskirjaus, äänestystulos ja tiiviste) säilyy muuttumattomana myös hallituksen vaihtuessa.

10. Päätösasetukset

Ylläpitäjä pääsee päätösasetuksiin listasivun yläreunan Uusi päätös tai toimeksianto -napin vieressä olevasta ratas-painikkeesta. Asetukset koskevat koko taloyhtiötä:

• Enemmistön laskuperuste — Koko hallituksen enemmistö (oletus) tai Annettujen äänten enemmistö. Sivu muistuttaa varmistamaan annettujen äänten perusteen hallituksen työjärjestyksestä tai lakimieheltä ennen sen käyttöä.
• Puheenjohtajan ääni ratkaisee tasatilanteen — vaikuttaa vain annettujen äänten perusteeseen (AOYL 7:3).
• Salli hallinnoijan toimia puheenjohtajana — varajärjestely, joka on käytettävissä vain, jos hallituksella ei ole puheenjohtajaa eikä varapuheenjohtajaa. Asetus on varustettu varoituksella.
• Hyväksynnän oletusmääräaika — 1–90 vuorokautta (oletus 14).
• Vaadi allekirjoitettu päätöspöytäkirja — hyväksytylle päätökselle jää muistutuspalkki, kunnes allekirjoitettu pöytäkirja on tallennettu. Muistutus ei estä toimeksiannon etenemistä.
• Salli äänestys sähköpostilinkillä — opt-in-valinta, oletuksena pois päältä (kohta 4).
• Luokkakohtaiset oletustasot — kunkin 14 luokan hyväksyntätason oletuksen voi muuttaa tai palauttaa sisäänrakennettuun oletukseen.

Asetukset jäädytetään päätökseen sillä hetkellä, kun se lähetetään hyväksyttäväksi. Asetusten myöhempi muuttaminen ei siis vaikuta jo avoinna olevaan äänestykseen — vain uusiin, sen jälkeen lähetettyihin päätöksiin.

Usein kysyttyä

Kuka voi luoda toimeksiannon? Jokainen hallituksen jäsen ja isännöitsijä. Luonnosta voi muokata ehdottaja tai ylläpitäjä.

Kuka on äänioikeutettu? Taloyhtiön hallitusroolin (puheenjohtaja, hallituksen jäsen) omaavat hyväksytyt jäsenet. Isännöitsijä ei äänestä, ellei hän ole erikseen hallituksen jäsen. Esteellinen jäsen (AOYL 7:4) merkitsee itsensä esteelliseksi luonnoksen sivulla, jolloin hänet jätetään päätöksen pohjasta pois.

Mitä tyhjä ääni tarkoittaa? Tyhjä on annettu ääni, joka ei ole puolto: enemmistöpäätöksessä se nostaa käytännössä kynnystä (puoltoja tarvitaan yli puolet koko joukosta) ja yksimielisen päätöksen se kaataa.

Voinko muuttaa ääntäni? Voit, kunnes päätös ratkeaa. Aiempi ääni säilyy tapahtumalokissa korvattuna — mikään ei katoa.

Mitä jos puheenjohtajaa ei ole asetettu? Puheenjohtajan valtuutus -tasoa ei voi käyttää ennen kuin hallituspositio on asetettu (Asetukset → Jäsenet). Varapuheenjohtaja toimii sijaisena vain, jos puheenjohtajaa ei ole lainkaan.

Voiko hylätyn päätöksen muuttaa hyväksytyksi? Ei koskaan. Hylätystä voi tehdä uuden luonnoksen uudella numerolla — vanha kirjaus säilyy muuttumattomana.

Näkeekö osakas-toimeksisaaja hallituksen luottamukselliset tiedot? Ei. Toimeksisaaja näkee vain oman tehtävänsä perustiedot ja valtuutuksen ylärajan (kattohinnan) — kustannusarvio ja äänestystiedot pysyvät vain hallituksella.

Mitä jos toimeksisaaja hylkää tehtävän? Vastuuttaja saa ilmoituksen. Hallitus voi palauttaa tehtävän odottamaan uutta kuittausta tai poistaa vastuutuksen ja nimetä toisen — jokainen vaihe kirjautuu lokiin.

Onko kuittauslinkki turvallinen? Linkki on henkilökohtainen ja satunnainen, ja se näyttää vain kyseisen tehtävän perustiedot. Uudelleenlähetys mitätöi aiemman linkin. Jos linkki päätyy vääriin käsiin, lähetä toimeksianto uudelleen — vanha linkki lakkaa toimimasta.

Onko sähköpostiäänestys turvallista? Kyllä. Jokainen äänestyspyyntö on henkilökohtainen ja kertakäyttöinen linkki, ja ääni vahvistetaan äänestyssivulla — pelkkä linkin avaaminen ei anna ääntä. Uudelleenlähetys mitätöi aiemmat linkit, eikä hallituksesta poistunut henkilö voi äänestää edes voimassa olevalla linkillä. Kaikki äänet kirjautuvat samaan muuttumattomaan tapahtumalokiin kuin sovelluksessa annetut äänet.

Korvaako päätöspöytäkirjan PDF allekirjoitetun pöytäkirjan? Ei. PDF dokumentoi sähköisen päätöksen eheystiivisteineen, mutta lakisääteinen allekirjoitettu pöytäkirja on hallituksen omalla vastuulla (ks. sivun alun huomautus sähköisen päätöksen sitovuudesta). Allekirjoitukset voi kerätä sähköisen allekirjoituksen kululla, kun se on otettu käyttöön.