Turva-asiakirjat
Uudiskohteen (RS-kohteen) turva-asiakirjat ovat asuntokauppalain (AsKL 2:3) mukaisia dokumentteja, jotka taloyhtiön tulee saada haltuunsa — yhtiöjärjestys, taloussuunnitelma, rakennuslupa, suunnitelmat ja työseliteet sekä valmistumisen jälkeen syntyvät asiakirjat kuten käyttö- ja huoltokirja. Turva-asiakirjat-sivu pitää kirjaa siitä, mitkä asiakirjat yhtiöllä jo on ja mitkä puuttuvat vielä.
Tarkistuslistan luominen
Osio nimeltä “Tarkistuslistan luominen”Hallituksen ylläpitäjä luo tarkistuslistan kerran painikkeella Luo turva-asiakirjojen tarkistuslista. Lista sisältää kaikki 19 lakisääteistä dokumenttia kahdessa ryhmässä:
- Turva-asiakirjat (13) — ennen hallinnon luovutusta / RS-pankkia varten toimitettavat asiakirjat (yhtiöjärjestys, taloussuunnitelma, rakennuslupa, piirustukset, työseliteet, pohjatutkimus).
- Valmistumisen jälkeiset (6) — rakennuksen valmistuttua syntyvät asiakirjat (käyttö- ja huoltokirja, loppupiirustukset, tarkastusasiakirja, käyttöönottotarkastuksen pöytäkirjat, energiatodistus, kosteudenhallintaselvitys).
Sivun yläreunan edistymispalkki näyttää, kuinka moni dokumentti on jo vastaanotettu. Kaikki taloyhtiön jäsenet näkevät listan; tiloja muuttavat hallituksen jäsenet.
Asiakirjarivit ja rinnakkaisnimet
Osio nimeltä “Asiakirjarivit ja rinnakkaisnimet”Jokainen rivi näyttää asiakirjan virallisen nimen, tilamerkin sekä myös:-rivin — samat asiakirjat tunnetaan eri nimillä (esim. Taloussuunnitelma = Rahoituslaskelma = RS-taloussuunnitelma), joten tunnistat listalta myös sen termin, jota itse käytät. Rivin avaamalla näet Kuvauksen ja Miksi tärkeä -perustelun.
Tilan seuranta
Osio nimeltä “Tilan seuranta”Asiakirjan tila etenee: Puuttuu → Pyydetty → Vastaanotettu → Varmennettu. Jos vastaanotetussa asiakirjassa on puutteita, merkitse Poikkeama havaittu ja pyydä korjattu versio (Merkitse vastaanotetuksi uudelleen, kun se saapuu). Tilan voi vaihtaa rivin painikkeista tai usealle asiakirjalle kerralla: valitse rivit valintaruuduista (tai Valitse kaikki) ja käytä Muuta tila -toimintoa.
Dokumenttien liittäminen
Osio nimeltä “Dokumenttien liittäminen”Liitä dokumentti kytkee turva-asiakirjaan tiedoston: valitse jo Dokumentit-sivulle tallennettu tiedosto tai lataa uusi (Lataa ja liitä — tiedosto tallentuu samalla Dokumentit-sivulle). Liitetyt tiedostot näkyvät rivillä, ja linkityksen voi poistaa ilman että itse tiedosto poistuu.
Pyyntökirje rakentajalle
Osio nimeltä “Pyyntökirje rakentajalle”Luo pyyntökirje tuottaa valmiin suomenkielisen kirjepohjan, jossa asiakirjaa pyydetään rakentajalta 14 päivän kuluessa asuntokauppalain turva-asiakirjavelvoitteeseen vedoten. Yhtiön nimi ja päivämäärä täytetään automaattisesti — kopioi kirje leikepöydälle (Kopioi leikepöydälle) ja lähetä sähköpostilla tai kirjeenä.
Esimerkki
Osio nimeltä “Esimerkki”Hallinnon luovutuksen jälkeen hallitus käy listan läpi: 17 asiakirjaa on tallessa, mutta kosteudenhallintaselvitys ja tarkastusasiakirja puuttuvat. Hallitus luo molemmille pyyntökirjeen, merkitsee ne pyydetyiksi ja liittää saapuneet tiedostot riveille — edistymispalkki näyttää lopulta 19/19.