Reklamaatiot rakentajalle

Reklamaatio kokoaa yhden tai useamman avoimen vian yhdeksi reklamaatiokirjeeksi, jonka taloyhtiö lähettää rakentajalle. VAREK auttaa kirjeen muotoilussa, tuottaa siitä PDF:n ja lähettää sen sähköpostilla suoraan palvelusta — sekä kirjaa lähetyshistorian ja rakentajan vastaukset.

Kokoa reklamaatio avoimista vioista

Avaa Reklamaatiot ja valitse Uusi reklamaatio.
Vaihe 1 — valitse virheet. Lista näyttää avoimet virheet. Valitse yksittäiset rastittamalla, tai käytä pikavalintoja: kaikki, kategorian mukaan tai vakavuuden mukaan.
Vaihe 2 — reklamaation tiedot. Anna otsikko ja kuvaus. Kuvauksen pohja täydentyy valituista vioista automaattisesti, kunnes muokkaat sitä itse.
Valitse oikeudellinen peruste valikosta (esim. Asuntokauppalaki 4:14) tai kirjoita oma vapaa peruste.
Aseta vastauksen määräaika rakentajalle (oletuksena 14 vuorokautta).
Tallenna painamalla luontipainiketta. Siirryt reklamaation sivulle.

Uusi reklamaatio

Käytä valmista pohjaa tai tekoälyluonnosta

Vaiheessa 2 voit nopeuttaa työtä kahdella tavalla:

Pohjavalitsin täyttää otsikon, kuvauksen ja oikeudellisen perusteen valmiista mallista.
Tekoälyluonnos muotoilee valituista vioista valmiin reklamaatiotekstin. Luonnos on aina muokattavissa eikä mitään lähetetä automaattisesti.

Tekoälyluonnos vaatii sopivan tilauksen. Jos toiminto ei ole käytössä, näet sen sijaan linkin asetuksiin.

Suuret vikamäärät ja toistuvat viat

Tekoälyluonnos toimii myös koko vikarekisterillä kerralla (enintään 200 vikaa):

Samanniminen vika useassa paikassa niputetaan kirjeessä yhdeksi riviksi, jossa luetellaan kaikki sijainnit — esimerkiksi “Ikkunan tiiviste irti — 8 havaintoa: A 12; B 5; …”.
Jos sama vika toistuu vähintään kolmessa paikassa, kirjeeseen lisätään automaattisesti vaatimus, että rakentaja selvittää omalla kustannuksellaan saman virheen esiintymisen myös vielä tarkastamattomissa tiloissa ja raportoi tuloksista taloyhtiölle.
Kun vikatyyppejä on paljon, kirjeen leipäteksti tiivistää ne kategorioittain ja täydellinen numeroitu virheluettelo liitetään kirjeen loppuun automaattisesti. Luettelo yksilöi jokaisen havainnon sijainteineen ja kuvauksineen, joten se toimii kirjeen virallisena vikaliitteenä.

Luonnoksen laatiminen isosta vikamäärästä voi kestää noin minuutin — sivu näyttää etenemisen ja luonnostelun voi halutessaan keskeyttää. Jos jokin menee vikaan, virheen syy kerrotaan selkokielellä ruudulla.

Miten ennakkopäätösviittaukset varmennetaan

Jos tilaukseen kuuluu ennakkopäätöskanta, tekoälyluonnos voi viitata vikoihin täsmäytettyihin KRIL-ratkaisusuosituksiin ja FISE-rakennusvirhekortteihin. Jokainen viittaus varmennetaan erikseen:

Tekoäly arvioi jokaisen täsmäytetyn tapauksen ja perustelee, tukeeko se juuri tämän reklamaation vaatimusta.
Vain varmennetut tapaukset lisätään kirjeen Ennakkoratkaisukäytäntö-kappaleeseen — lisäyksen tekee palvelu, ei tekoäly, joten kirjeeseen ei voi päätyä keksittyä tai väärin sovellettua tapausnumeroa.
Luonnoksen alla näkyvä Ennakkopäätösten arviointi -taulukko kertoo, mihin tapauksiin viitattiin ja miksi osa jätettiin pois.

Lataa reklamaatiokirje PDF:nä

Reklamaation sivulla Lataa PDF tuottaa reklamaatiokirjeen, jossa on taloyhtiön ja rakentajan tiedot, virheluettelo ja vastauksen määräaika. Voit tarkistaa kirjeen ennen lähetystä tai lähettää sen muuta kautta.

Lähetä reklamaatio rakentajalle

Paina reklamaation sivulla Lähetä.
Täytä vastaanottaja (rakentajan sähköposti). Voit lisätä useita osoitteita pilkulla erotettuna ja kopio (cc) -osoitteita esimerkiksi isännöitsijälle.
Tarkista aihe ja saateviesti — molemmat ovat valmiiksi täytetyt ja muokattavissa.
Reklamaatiokirje liitetään automaattisesti PDF-liitteenä.
Lähetä viesti. Viesti lähtee VAREK:in osoitteesta, ja vastaukset ohjautuvat omaan sähköpostiisi.

Lähetyksen jälkeen reklamaatio kirjautuu Lähetyshistoriaan, ja sen tila päivittyy lähetetyksi.

Rakentajan vastauslinkki ja vastaukset

Vastauslinkki: voit luoda rakentajalle kirjautumisettoman linkin, jonka kautta rakentaja voi vastata reklamaatioon. Linkki kopioituu leikepöydälle, ja sen voi tarvittaessa perua.
Rakentajan vastaukset kerätään reklamaation sivulle omaan osioonsa.

Tila ja kommentit

Reklamaation sivulla hallinto voi vaihtaa tilaa (luonnos → lähetetty → …) sallittujen siirtymien mukaan. Hallituksen jäsenet voivat kommentoida reklamaatiota. Reklamaation aikajana näyttää tärkeimmät tapahtumat.

Reklamaation tulos

Kun reklamaatio saavuttaa loppuvaiheen tilan (ratkaistu, osittain ratkaistu, edennyt KRILiin, edennyt käräjille tai vanhentunut), hallinto-oikeudet (board_admin / isännöitsijä) voivat kirjata miten asia ratkesi.

Paina reklamaation sivulla Kirjaa tulos -painiketta. Avautuvassa ikkunassa:

Tuloksen tyyppi — korjattu / osittain korjattu / hinnanalennus / sovinto / kieltäytyi / vanhentunut
Hinnanalennus (€) — vapaaehtoinen, jos tuloksena oli rahasumma
Päätöspäivä — koska asia ratkaistiin
Lisätieto — vapaa muistiinpano esim. ehdoista tai viittauksesta
Luottamuksellinen sovinto (NDA) — rastita, jos sovintoon liittyy salassapitovelvollisuus; esivalittu automaattisesti sovinto- ja hinnanalennus-tuloksilla

Kirjattu tulos näkyy reklamaation sivulla ja aikajanalla. Vain board_admin- ja isännöitsijä-rooli voivat kirjata tai muokata tulosta.