Dokumenttien hallinta

Tällä sivulla kerrotaan, miten lisäät dokumentteja taloyhtiön arkistoon ja pidät ne järjestyksessä. Dokumentteja voivat lisätä hallituksen jäsenet, ja ylläpitäjä voi lisäksi nimetä, siirtää ja poistaa tiedostoja.

Lataa dokumentti

1. Avaa vasemman valikon Dokumentit.
2. Valitse oikeasta yläkulmasta Lisää dokumentti. Oikealle avautuu latauspaneeli.
3. Valitse tiedostot tiedostonvalitsimella tai vedä ne suoraan pudotusalueelle. Voit valita yksittäisiä tiedostoja, kokonaisen kansion tai pudottaa zip-paketin, jonka VAREK purkaa puolestasi.
4. Tarkista ehdotettu näkyvyys ja muuta se tarvittaessa (ks. Dokumenttien näkyvyys).
5. Valitse kategoria. Oletuksena valittuna on Auto — tunnista jokaisen tiedoston kategoria erikseen, jolloin VAREK tunnistaa kunkin tiedoston kategorian sen nimestä ja sisällöstä, mutta voit valita sen myös käsin.
6. Halutessasi lisää kuvaus ja linkitä dokumentti vikailmoitukseen tai reklamaatioon.
7. Valitse Tallenna.

Tuetut tiedostotyypit ovat kuvat, PDF-, Word- ja zip-tiedostot. Lataus näyttää suurimman sallitun tiedostokoon latauspaneelissa.

Huomio

Dokumenttien lataaminen on hallituksen tehtävä. Osakas ja kirjanpitäjä näkevät arkiston, mutta eivät lisää tiedostoja.

Vinkki

Jos lataat kerralla kokonaisen kansion, VAREK säilyttää sen kansiorakenteen. Latauspaneelin Kohdekansio-kentällä voit lisäksi sijoittaa tiedostot valmiiseen kansioon, esimerkiksi “Suunnitelmat/LVI”.

Järjestä dokumentit kansioihin

Kansiot perustuvat tiedostojen nimien polkuihin — erillistä kansiotaulukkoa ei ole. Kansio syntyy, kun ensimmäinen tiedosto ladataan sen polkuun.

1. Avaa Kansiot-näkymä työkaluriviltä.
2. Selaa kansioita napsauttamalla niitä. Avaa tiedosto napsauttamalla sen nimeä.
3. Ylläpitäjä voi luoda uuden kansion Luo kansio -toiminnolla ja lisätä siihen tiedostoja suoraan + Lisää tähän -painikkeella.

Huomio

Tyhjä, juuri luotu kansio elää vain nykyisen istunnon ajan. Se muuttuu pysyväksi vasta, kun siihen ladataan ensimmäinen tiedosto.

Nimeä ja siirrä tiedostoja

Yksittäisten tiedostojen nimeäminen, siirto ja poisto sekä kokonaisten kansioiden uudelleennimeäminen tehdään ylläpitäjän Hallinnoi-tilassa.

1. Valitse ylläpitäjänä työkaluriviltä Hallinnoi. Tila tuo näkyviin muokkaustyökalut.
2. Lista-näkymässä jokaisella rivillä on Nimeä uudelleen- ja Poista-toiminnot. Kansionäkymässä voit lisäksi siirtää tiedoston toiseen kansioon.
3. Kokonaisen kansion uudelleennimeäminen siirtää kerralla kaikki sen tiedostot uuteen polkuun.

Dokumentin uudelleennimeäminen muuttaa vain näytettävää nimeä — itse tiedostoa tai sen linkityksiä vikoihin ja reklamaatioihin ei kosketa.

Varoitus

Poistaminen on pysyvää: se poistaa tiedoston sekä arkistosta että tallennustilasta. Poista vain dokumentteja, joita ei enää tarvita.

Lopputulos

Dokumentit ovat tallessa taloyhtiön arkistossa, järjestetty kansioihin ja kategorioihin, ja näkyvät oikeille käyttäjille näkyvyystason mukaan. Voit hakea niitä nimellä tai avainsanalla ja jakaa ne osakkaille tai hallitukselle.

Katso myös

• Dokumentit — yleiskatsaus
• Dokumenttien näkyvyys — valitse oikea näkyvyystaso.
• Dokumenttichat — kysy dokumenteista tekoälyltä.