Dokumenttien näkyvyys

Jokaisella dokumentilla on näkyvyystaso, joka ratkaisee kuka taloyhtiössä sen näkee. Tason valitsee dokumentin lataaja, ja ylläpitäjä voi muuttaa sitä myöhemmin. Näkyvyys on dokumenttien tärkein asetus — se pitää arkaluonteiset asiakirjat oikeissa käsissä ja jakaa yhteiset tiedot kaikille.

Neljä näkyvyystasoa

VAREK:issa on neljä näkyvyystasoa:

• Vain ylläpitäjille — näkyy vain taloyhtiön ylläpitäjille. Käytä esimerkiksi sopimuksille ja taloussuunnitelmalle.
• Vain hallitukselle — näkyy hallitukselle (puheenjohtaja ja jäsenet). Sopii esimerkiksi talouden liitteille.
• Kaikille jäsenille — näkyy kaikille taloyhtiön hyväksytyille jäsenille. Käytä teknisille asiakirjoille ja raporteille.
• Vain huoneiston omistajille — näkyy vain valittujen huoneistojen omistajille, esimerkiksi itselleluovutusraporteille.

Aseta näkyvyys latauksen yhteydessä

1. Avaa latauspaneeli Lisää dokumentti -painikkeella.
2. Valitse tiedostot. VAREK ehdottaa näkyvyystasoa tiedoston nimen perusteella ja kertoo perustelun valinnan alla.
3. Tarkista ehdotus Näkyvyys-valikosta ja muuta se tarvittaessa.

:::note Vain hallitukselle. Vaihtoehdot Vain ylläpitäjille ja Vain hallitukselle näkyvät valikossa vain niille, joilla on oikeus käyttää niitä — ylläpitäjälle ja hallituksen jäsenelle. :::

Muuta näkyvyyttä myöhemmin

Ylläpitäjä voi muuttaa olemassa olevan dokumentin näkyvyyttä:

1. Valitse työkaluriviltä Hallinnoi.
2. Lista-näkymässä jokaisen rivin näkyvyys on valittavissa pudotusvalikosta. Voit myös muuttaa useamman dokumentin näkyvyyttä kerralla valitsemalla rivit ja käyttämällä alapalkin joukkotoimintoa.

Varoitus

Jos laajennat näkyvyyttä — esimerkiksi Vain hallitukselle → Kaikille jäsenille — VAREK pyytää vahvistuksen, koska muutos tuo dokumentin useamman käyttäjän näkyviin. Näkyvyyden kaventaminen tapahtuu ilman erillistä vahvistusta.

Lopputulos

Jokainen dokumentti näkyy täsmälleen niille käyttäjille, joille sen on tarkoitus näkyä. Sama arkisto palvelee hallitusta, osakkaita ja kirjanpitäjää ilman, että arkaluonteiset asiakirjat vuotavat vääriin käsiin.

Katso myös

• Dokumenttien hallinta — lataa ja järjestä dokumentit.
• Dokumentit — yleiskatsaus