Dokumenttien näkyvyys

Jokaisella dokumentilla on näkyvyystaso, joka ratkaisee kuka taloyhtiössä sen näkee. Tason valitsee dokumentin lataaja, ja ylläpitäjä voi muuttaa sitä myöhemmin. Näkyvyys on dokumenttien tärkein asetus — se pitää arkaluonteiset asiakirjat oikeissa käsissä ja jakaa yhteiset tiedot kaikille.

Näkyvyystasot

Jokaisella dokumentilla on yksi perustaso:

• Vain ylläpitäjille — näkyy vain taloyhtiön ylläpitäjille. Käytä esimerkiksi sopimuksille ja taloussuunnitelmalle.
• Vain hallitukselle (ilman isännöitsijää) — näkyy vain hallituksen jäsenille (puheenjohtaja ja jäsenet), ei isännöitsijälle. Hallituksen sisäisille asiakirjoille.
• Vain hallitukselle ja isännöitsijälle — näkyy hallitukselle ja isännöitsijälle. Sopii esimerkiksi talouden liitteille.
• Vain osakkaille — näkyy taloyhtiön osakkaille ja hallitukselle, ei vuokralaisille. Sopii esimerkiksi yhtiökokousaineistoille.
• Kaikille jäsenille — näkyy kaikille taloyhtiön hyväksytyille jäsenille. Käytä teknisille asiakirjoille ja raporteille.
• Vain huoneiston omistajille — näkyy vain valittujen huoneistojen omistajille, esimerkiksi itselleluovutusraporteille.

Näkyy myös — lisäroolit

Perustason lisäksi voit avata dokumentin yksittäisille rooleille Näkyy myös -valinnoilla (hallitus ja isännöitsijä voivat lisätä niitä):

• Kirjanpitäjä — kirjanpitäjä näkee dokumentin, vaikka se olisi muuten vain hallituksen näkyvissä (esim. talouden liite kirjanpitoa varten).
• Konsultti — taloyhtiön asiantuntija näkee juuri tämän dokumentin.
• Isännöitsijä — isännöitsijä näkee hallituksen sisäisen dokumentin (kun perustaso on Vain hallitukselle (ilman isännöitsijää)).

Lisäroolit ovat yhdisteltävissä minkä tahansa perustason kanssa.

Aseta näkyvyys latauksen yhteydessä

1. Avaa latauspaneeli Lisää dokumentti -painikkeella.
2. Valitse tiedostot. VAREK ehdottaa näkyvyystasoa tiedoston nimen perusteella ja kertoo perustelun valinnan alla.
3. Tarkista ehdotus Näkyvyys-valikosta ja muuta se tarvittaessa.

:::note Vain hallitukselle. Hallituksen tasot (Vain ylläpitäjille, Vain hallitukselle (ilman isännöitsijää), Vain hallitukselle ja isännöitsijälle) sekä Näkyy myös -valinnat näkyvät valikossa vain niille, joilla on oikeus käyttää niitä — ylläpitäjälle, hallituksen jäsenelle ja isännöitsijälle. :::

Muuta näkyvyyttä myöhemmin

Ylläpitäjä voi muuttaa olemassa olevan dokumentin näkyvyyttä:

1. Valitse työkaluriviltä Hallinnoi.
2. Lista-näkymässä jokaisen rivin näkyvyys on valittavissa pudotusvalikosta. Voit myös muuttaa useamman dokumentin näkyvyyttä kerralla valitsemalla rivit ja käyttämällä alapalkin joukkotoimintoa.

Varoitus

Jos laajennat näkyvyyttä — esimerkiksi Vain hallitukselle ja isännöitsijälle → Kaikille jäsenille, tai lisäät Näkyy myös -roolin — VAREK pyytää vahvistuksen, koska muutos tuo dokumentin useamman käyttäjän näkyviin. Näkyvyyden kaventaminen tapahtuu ilman erillistä vahvistusta.

Lopputulos

Jokainen dokumentti näkyy täsmälleen niille käyttäjille, joille sen on tarkoitus näkyä. Sama arkisto palvelee hallitusta, osakkaita ja kirjanpitäjää ilman, että arkaluonteiset asiakirjat vuotavat vääriin käsiin.

Katso myös

• Dokumenttien hallinta — lataa ja järjestä dokumentit.
• Dokumentit — yleiskatsaus