Palvelupyyntöjen koontinäkymä ja vastaaminen
Hallitus ja ylläpito saavat VAREK:issa yhden näkymän, joka kokoaa taloyhtiön kaikki asiointipyynnöt. Lisäksi hallitus vastaa huoltopyyntöihin ja hallinnoi niiden tilaa.
:::note Vain hallitukselle. Palvelupyyntöjen koontinäkymä näkyy vain hallituksen jäsenille ja ylläpidolle. Osakkaat käyttävät kunkin osa-alueen omia näkymiä. :::
Koontinäkymä
Osio nimeltä “Koontinäkymä”- Avaa valikosta Palvelupyynnöt (
/palvelupyynnot). - Näet listan, joka kerää yhteen kaikki taloyhtiön:
- vikailmoitukset,
- reklamaatiot,
- huoltopyynnöt ja
- varaukset.
- Rajaa näkymää yläreunan suodattimilla tyypin mukaan (Kaikki, Vikailmoitus, Reklamaatio, Huoltopyyntö, Varaus).
- Avaa yksittäinen rivi napsauttamalla — pääset suoraan kyseisen pyynnön omaan näkymään.
Yläreunan “Uusi palvelupyyntö” -painikkeesta pääset suoraan luomaan minkä tahansa tyypin pyynnön: vikailmoituksen, huoltopyynnön, tiedustelun, häiriöilmoituksen, aloitteen, reklamaation tai varauksen.
Huoltopyyntöön vastaaminen
Osio nimeltä “Huoltopyyntöön vastaaminen”- Avaa Huoltopyynnöt (
/tiketit) ja valitse pyyntö listalta. - Kirjoita vastaus alareunan vastauskenttään.
- Valitse “Lähetä vastaus”.
Vastaus lähetetään yhteyshenkilölle sähköpostilla, ja se näkyy viestiketjussa. Kun vastaat avoimeen pyyntöön, sen tila siirtyy automaattisesti tilaan “Käsittelyssä”.
Tilan vaihtaminen
Osio nimeltä “Tilan vaihtaminen”Pyynnön tilan voi vaihtaa ketjun yläosan valikosta. Tilat ovat:
- Avoin — uusi, käsittelemätön pyyntö.
- Käsittelyssä — pyyntöä hoidetaan.
- Odottaa — odottaa yhteyshenkilön tai osakkaan vastausta.
- Ratkaistu — asia on hoidettu.
- Suljettu — pyyntö on suljettu, eikä siihen voi enää vastata.
Pyynnön poistaminen
Osio nimeltä “Pyynnön poistaminen”Hallituksen ylläpitäjä (puheenjohtaja) voi poistaa huoltopyynnön kokonaan pyynnön alareunan “Poista pyyntö” -toiminnolla.