Kirjanpito (pääkirja ja kausien lukitus)

VAREK pitää taloyhtiön kahdenkertaista kirjanpitoa automaattisesti: jokainen ostolasku, kuitti, asukaslasku, suoritus ja palautus kirjautuu kirjanpitoon reaaliajassa ilman erillistä tallennustyötä. Kirjanpito-välilehti löytyy Talous-sivulta.

Kirjanpito-välilehti: kuukausien lukitusrivi, toiminnot ja vuosikello

Tilikartta

Ensimmäisellä käynnillä kirjanpito pyytää alustamaan tilikartan. VAREK luo asunto-osakeyhtiön vakiotilikartan (kiinteistön tuloslaskelmakaavan mukaiset tuotto- ja hoitokulutilit sekä tasetilit). Tilien nimiä voi myöhemmin muokata — automaattikirjaukset eivät riko siitä.

Miten kirjaukset syntyvät

Ostolaskut ja kuitit (Ostolaskut-välilehti) kirjautuvat kulutileille kirjanpitopäivälle ja ostovelkoihin; maksu kirjaa pankkitilin ja ostovelat. Kulukategoria määrää tilin (esim. Lämmitys → Lämmitys-tili).
Asukaslaskut (vastike-, vesi- ja lainaosuuslaskut) kirjautuvat suoriteperusteisesti: lasku kirjaa saamisen ja tuoton laskukaudelle, suoritus pankkitilin ja saamisen. Hyvityslaskut ja palautukset kirjautuvat käänteisinä.
Muistiotositteet (esim. poistot, jaksotukset, oikaisut) ja tilinavaus kirjataan käsin: Kirjaa muistiotosite -painike avaa lomakkeen, jossa valitaan tilit ja debet/kredit-summat. Tosite tallentuu vasta kun se on tasapainossa.

Raportit

Päiväkirja ja raporttinäkymät: näkymävalitsin, huomiot ja tositteet

Päiväkirja — kaikki tositteet aikajärjestyksessä tositenumeroineen.
Pääkirja — tilikohtaiset tapahtumat alku- ja loppusaldoineen.
Saldolista — tilien saldot ja debet/kredit-summat; epätasapaino näytetään varoituksena (sitä ei normaalisti voi syntyä).
Tuloslaskelma — kiinteistön tuloslaskelmakaavan mukainen tuloslaskelma HOITOKATE- ja tilikauden tulos -riveineen (PDF + CSV).
Tase — vastaavaa/vastattavaa valitun jakson lopun tilanteesta; tilikauden tulos lasketaan mukaan automaattisesti (PDF + CSV).

Tilikauden avaussaldot kirjataan Tilinavaus-toiminnolla, joka opastaa tase-tilien saldojen syötössä ja tarkistaa, että vastaavaa ja vastattavaa täsmäävät. Muistiotositelomakkeessa on valmiit mallipohjat poistoille, asuintalovaraukselle ja jaksotuksille.

Vuodenvaihde

Kun kirjanpito jatkuu edellisestä vuodesta, uuden tilikauden tilinavausta ei tarvitse syöttää käsin: Kirjanpito-välilehti ehdottaa Luo tilinavaus -toimintoa, joka siirtää edellisen tilikauden tuloksen Edellisten tilikausien tulos -tilille (2100) yhdellä AV-tositteella. Tase-jatkuvuus säilyy, ja “Tilinavaus puuttuu” -merkintä poistuu. Lisäksi VAREK luo tammikuussa päättyneelle tilikaudelle vuosikellon lakisääteiset määräajat automaattisesti — tilinpäätös (KPL 3:6, 30.4.) ja varsinainen yhtiökokous (AOYL 6:3, 30.6.) muistutuksineen; samat, jotka Vuosikello-paneelin Luo määräajat -painike tekee käsin.

Kaikki näkymät voi rajata kuukauteen tai koko tilikauteen ja viedä CSV:nä.

Kuukauden lukitus

Kun kuukauden aineisto on valmis, lukitse kuukausi. Lukitus kiinnittää kuukauden tositteet lopullisine tositenumeroineen (pankki-, myynti-, osto- ja muistiosarjat) — tämän jälkeen kuukauden kirjanpito ei enää muutu, vaikka tapahtumia muokattaisiin. Jos lukittuun kuukauteen osuu jälkikäteen kirjauksia, VAREK näyttää niistä varoituksen ja ne käsitellään korjaustositteella avoimeen kauteen. Ylläpitäjä voi tarvittaessa avata lukituksen, jolloin kuukauden automaattikirjaukset puretaan ja muodostetaan uudelleen (käsin kirjatut muistiotositteet säilyvät).

Automaattikirjausten korjaaminen

Jokaisen automaattisen tositteen voi korjata Korjaa tosite -toiminnolla (korvaa tai ohita perusteluineen) — korjauksen poistaminen palauttaa automaattikirjauksen. Tilikartta-ohjauksella kategorian tai laskutyypin voi ohjata pysyvästi haluamalleen tilille, ja kirjanpidon huomautukset tarjoavat korjauksen suoraan napista. Kaikki muutokset ovat peruttavissa.

Tilinpäätös ja Työpöytä

Tilinpäätös ja vuosikello — valmiustarkistus, toimintakertomus ja koko tilinpäätöspaketti yhdellä toiminnolla sekä tilinpäätöskierroksen vaiheet määräaikoineen.
Työpöytä — usean taloyhtiön kirjanpitäjän jono kaikkien yhtiöiden tilanteesta.