Asiakirjaeditori

Asiakirjaeditori-toiminnolla hallitus ja isännöitsijä voivat kirjoittaa taloyhtiön asiakirjoja — tiedotteita, muistioita, ohjeita ja hallituksen pöytäkirjoja — suoraan VAREK:issä Wordin tai Google Docsin sijaan, ja julkaista ne erillisellä, hallitulla julkaisuvaiheella valitulle yleisölle.

Löydät toiminnon vasemman valikon Dokumentit → Asiakirjaeditori -kohdasta. Uuden asiakirjan luominen on hallituksen ja isännöitsijän oikeus; valmiit julkaistut asiakirjat näkyvät niille, joille ne on julkaistu.

Aloita valmiista pohjasta

Kun luot uuden asiakirjan, voit valita Pohja-valikosta valmiin rakenteen: Tiedote, Pöytäkirja (kokouksen esityslistan otsikot) tai Vuosikello (taloyhtiön vuoden kierto). Pohja luo asiakirjaan valmiit väliotsikot, jotka voit täyttää ja muokata vapaasti — ne ovat vain lähtökohta, eivät sitova malli. Valitse Tyhjä asiakirja, jos haluat aloittaa puhtaalta pöydältä.

Tuo Word-tiedostosta

Jos asiakirja on jo kirjoitettu Wordissa, voit tuoda sen uuden asiakirjan pohjaksi: valitse luontivalintaikkunassa Tuo Word-tiedostosta ja valitse .docx-tiedosto (enintään 20 Mt). Otsikot, kappaleet, luettelot, lihavoinnit ja kursivoinnit sekä https- ja sähköpostilinkit siirtyvät; asiakirjan otsikoksi tulee tiedoston nimi, ellet kirjoita omaa.

Tuonti on paras yritys — kaikki Wordin ominaisuudet eivät siirry:

Kuvat eivät siirry. Lisää ne tuonnin jälkeen editorin omalla kuvatoiminnolla (näet ilmoituksen, jos kuvia ohitettiin).
Taulukot muuttuvat tekstiksi (sisältö säilyy, taulukkomuoto ei).
Vanha .doc-muoto ei kelpaa — tallenna tiedosto Wordissa ensin .docx-muotoon.

Tarkista tuotu asiakirja aina ennen julkaisua.

Kaksi erillistä näkyvyyttä

Asiakirjalla on kaksi toisistaan riippumatonta näkyvyyttä:

Luonnoksen näkyvyys (kun asiakirja on luonnos) — kuka saa lukea ja muokata keskeneräistä työtä.
Julkaisun yleisö (kun asiakirja julkaistaan) — kuka näkee valmiin asiakirjan. Julkaisu on oma, tietoinen vaiheensa, ei pelkkä kytkin.

Luonnoksen näkyvyys

Näkyvyys	Kuka näkee luonnoksen
Vain minä	vain asiakirjan luonut henkilö
Hallitus	hallituksen jäsenet (puheenjohtaja ja jäsenet)
Hallitus + isännöitsijä	hallitus ja isännöitsijä
Vain isännöitsijä	vain isännöitsijä

Et voi laajentaa asiakirjaa näkyvyyteen, jota et itse kuulu (esimerkiksi isännöitsijä ei voi asettaa luonnosta vain hallitukselle). Hallituksen puheenjohtaja voi muuttaa minkä tahansa hallituksen asiakirjan näkyvyyttä; hallituksen jäsen voi muuttaa vain oman, itselleen yksityisen luonnoksensa näkyvyyttä.

Julkaisun yleisö

Yleisö	Kuka näkee julkaistun asiakirjan
Hallitus	hallitus (ja isännöitsijä)
Osakkaat	kaikki taloyhtiön jäsenet
Julkinen	kaikki taloyhtiön jäsenet

Julkaiseminen on hallituksen puheenjohtajan tai isännöitsijän oikeus. Vain itselle yksityistä (Vain minä) asiakirjaa ei voi julkaista suoraan — laajenna sen näkyvyyttä ensin. Voit myös perua julkaisun, jolloin asiakirja palaa luonnokseksi.

Julkaisusta jää PDF Dokumentteihin

Kun julkaiset asiakirjan, siitä tallentuu automaattisesti PDF-versio Dokumentit-osioon. PDF perii julkaisun näkyvyyden: jos julkaisit vain hallitukselle, myös PDF näkyy vain hallitukselle. PDF ilmestyy Dokumentteihin vähän julkaisun jälkeen — uusi tiedosto tarkistetaan ensin haittaohjelmien varalta (yleensä alle minuutissa). Tämän jälkeen sitä voi arkistoida, allekirjoittaa (sähköinen allekirjoitus) ja käsitellä kuten mitä tahansa dokumenttia. Jos julkaiset asiakirjan myöhemmin uudelleen, syntyy uusi PDF ja aiempi säilyy Dokumenteissa.

Julkinen linkki (ilman kirjautumista)

Kun asiakirja on julkaistu Julkinen-yleisölle, voit luoda siitä julkisen linkin, jolla kuka tahansa voi lukea sen ilman kirjautumista — kätevä esimerkiksi yleisölle tarkoitettuun tiedotteeseen. Avaa julkaistun asiakirjan Julkinen linkki -osio, valitse Luo julkinen linkki ja jaa syntyvä osoite (kopioituu automaattisesti). Linkki näyttää asiakirjan tekstin ja kuvat vain luku -muodossa. Kuvat näytetään vain, jos ne on tarkistettu haittaohjelmien varalta; muussa tapauksessa kuvan tilalla näkyy paikkamerkki.

Linkki toimii vain niin kauan kuin asiakirja on julkaistu julkisesti: jos peruutat julkaisun tai vaihdat yleisön suppeammaksi, linkki lakkaa toimimasta välittömästi. Voit myös perua linkin milloin tahansa Peru linkki -painikkeella. Vain hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä voi luoda ja perua linkkejä. Linkit eivät näy hakukoneissa.

Kirjoittaminen ja tallennus

Asiakirja tallentuu automaattisesti muutaman sekunnin kuluttua kirjoittamisen päättymisestä. Jos sama asiakirja on auki toisella käyttäjällä, näet ilmoituksen ja voit avata asiakirjan vain luku -tilassa tai jatkaa silti. Asiakirjasta säilytetään versiohistoria.

Versiohistoria ja palautus

Avaa yläreunan Versiot-painike nähdäksesi asiakirjan aiemmat versiot (automaattitallennukset ja julkaisut). Valitse versio, niin näet erot nykyiseen luonnokseen rivitasolla: vihreä on nykyiseen lisättyä, punainen tästä versiosta poistettua. Palauta tämä versio tuo valitun version sisällön takaisin luonnokseksi — nykyinen sisältö ei katoa, vaan jää versiohistoriaan uutena versiona. Palautus on mahdollista vain, kun asiakirja on muokattavissa (luonnos, eikä toinen käyttäjä pidä muokkauslukkoa).

Kuvat asiakirjassa

Voit liittää asiakirjaan kuvia. Kuvat tallennetaan taloyhtiön omaan suojattuun dokumenttivarastoon ja tarkistetaan haittaohjelmien varalta kuten muutkin ladatut tiedostot — ne näkyvät vain niille, joilla on oikeus nähdä asiakirja. Kuvat tulevat mukaan myös ladattavaan PDF-tiedostoon, julkaisun PDF-versioon ja julkiseen linkkiin.

Lataa PDF

Voit ladata asiakirjan PDF-tiedostona koneellesi Lataa PDF -painikkeella. Asiakirjan kuvat sisältyvät PDF-tiedostoon; jos kuvaa ei saada ladattua (esimerkiksi tarkistus on kesken), sen tilalle tulostuu paikkamerkkirivi.