Rakentajan työtila

Rakentajan työtila on rakennusyhtiön oma kirjautunut näkymä: yritys näkee yhdessä paikassa kaikki sille muodollisesti lähetetyt reklamaatiot kaikista sen rakentamista taloyhtiöistä ja voi vastata niihin suoraan sovelluksessa. Vastaukset tallentuvat samaan muuttumattomaan näyttöketjuun kuin reklamaatiokohtaisen vastauslinkin kautta annetut — taloyhtiön paperitrail ei heikkene, se vahvistuu, koska rakentajan on helpompi vastata ajallaan.

Mitä rakentaja näkee — ja mitä ei

Työtila näyttää täsmälleen saman sisällön kuin reklamaation mukana lähetetty vastauslinkki: reklamaation numeron, otsikon, kuvauksen, oikeudellisen perusteen, tilan ja lähetyspäivän, liitettyjen vikojen perustiedot (otsikko, kuvaus, sijainti, kategoria, vakavuus) sekä rakentajan omat aiemmat vastaukset.

Rakentaja ei koskaan näe: taloyhtiön sisäistä vikarekisteriä, valokuvia, ilmoittajien nimiä, korjauskustannusarvioita, vastausmääräaikojen seurantaa, KRIL- tai oikeustapausnumeroita eikä mitään muuta taloyhtiön sisäistä aineistoa. Näkyvissä ovat vain reklamaatiot, jotka hallitus on jo lähettänyt rakentajalle — työtila ei paljasta mitään uutta.

Taloyhtiön puoli

1. Y-tunnus ratkaisee. Työtila poimii reklamaatiot taloyhtiön asetuksissa (Asetukset → Rakennuttaja) olevan rakennuttajan Y-tunnuksen perusteella. Kun Y-tunnukselle on rekisteröity työtila, asetuksissa näkyy nimellä, mikä yritys reklamaatiot näkee — tarkista, että se on oikea.
2. Piilotus. Saman osion valintaruudulla Piilota rakentajan työtilasta taloyhtiö voi halutessaan estää reklamaatioidensa näkymisen työtilassa. Sähköpostitse jo lähetettyihin reklamaatioihin tämä ei vaikuta.
3. Vastaukset saapuvat samaan paikkaan. Kun rakentaja vastaa työtilassa, vastaus ilmestyy reklamaation sivulle (vika­kohtaiset hyväksyy / kiistää -kannat ja kommentit), reklamaation tila päivittyy ja hallitus saa ilmoituksen — täsmälleen kuten vastauslinkinkin kautta.

Rakentajan puoli

Työtilan käyttöön tarvitaan kutsu: VAREK luo rakennusyhtiölle työtilan (nimi + Y-tunnus) ja kutsuu ensimmäisen käyttäjän sähköpostilla. Kutsuttu ylläpitäjä voi sen jälkeen kutsua kollegansa. Kirjautuminen tapahtuu osoitteessa app.varek.fi, ja työtila löytyy osoitteesta /rakentaja — lista näyttää kaikki yhtiölle lähetetyt reklamaatiot uusimmasta vanhimpaan, ja reklamaation avaamalla voi antaa vikakohtaisen vastauksen (hyväksyy / kiistää / osittain / epäselvä + kommentti) sekä yleisviestin.

Työtilan saa käyttöön ottamalla yhteyttä VAREK:iin — työtilat luodaan operaattorin toimesta, jotta kukaan ei voi esiintyä toisena yrityksenä.

Esimerkki

Rakennusyhtiö on rakentanut kolme taloyhtiötä, joilla kaikilla on VAREK käytössä. Vuositarkastusten jälkeen yhtiölle on lähetetty reklamaatioita kaikista kolmesta. Työtilassa yrityksen takuuvastaava näkee ne yhtenä listana, avaa kiireellisimmän, hyväksyy kaksi vikaa ja kiistää yhden perusteluineen — jokainen kanta tallentuu aikaleimattuna todisteena, ja kunkin taloyhtiön hallitus saa ilmoituksen heti.