Dokumentit — yleiskatsaus

Dokumentit-osio on taloyhtiösi yhteinen arkisto. Sinne tallennetaan suunnitelmat ja piirustukset, tarkastusraportit, sopimukset, talousliitteet ja muut taloyhtiön asiakirjat. Jokainen dokumentti saa näkyvyystason, joka ratkaisee kuka sen näkee, ja arkistoa voi selata kansioina, listana tai kategorioittain.

VAREK:issa dokumentit ovat yhdellä sivulla, jolla on kaksi välilehteä. Sivu löytyy vasemman reunan valikon Viestintä ja dokumentit -osiosta nimellä Dokumentit:

• Dokumentit-välilehti — itse arkisto: lataa, järjestä kansioihin, hae ja jaa tiedostoja.
• Kysy-välilehti — tekoälyavustaja, joka vastaa kysymyksiisi taloyhtiön dokumenttien pohjalta ja liittää vastauksiin lähdeviitteet.

Kuka näkee mitä

Sama arkisto näyttää eri käyttäjille eri asioita roolin ja kunkin dokumentin näkyvyystason mukaan:

• Hallitus näkee ja hallinnoi koko arkistoa. Hallituksen ylläpitäjä (board_admin) voi lisäksi nähdä vain ylläpitäjille rajatut dokumentit.
• Osakas näkee kaikille jäsenille jaetut dokumentit, oman huoneistonsa dokumentit ja taloyhtiön yhteiset tiedot sekä osakkaille rajatut (“Vain osakkaille”) dokumentit. Vuokralaiset eivät näe osakkaille rajattuja dokumentteja.
• Kirjanpitäjä ja asiantuntija näkevät dokumentit oikeuksiensa rajoissa.

Lisätietoa näkyvyystasoista on omalla sivullaan Dokumenttien näkyvyys.

Näkymät

Työkalurivin oikealla on kolme näkymää:

• Yleiskatsaus — kategoriat ja avainsanat yhdellä silmäyksellä.
• Kansiot — selaa dokumentteja kansiorakenteena.
• Lista — taulukkonäkymä, jossa näkyvät tiedosto, näkyvyys, kategoria, kuvaus, koko ja lisäyspäivä.

Hakukenttä etsii tiedostonimellä ja avainsanoilla, ja Suodata-painikkeen takaa voit rajata näkymää kategorian, näkyvyyden tai kohteen (yleinen / vika / reklamaatio) mukaan.

Katso myös

• Dokumenttien hallinta — lataus, kansiot, nimeäminen ja siirto.
• Dokumenttien näkyvyys — kuka näkee minkäkin dokumentin.
• Dokumenttichat — kysy taloyhtiösi dokumenteista tekoälyltä.
• Sähköiset allekirjoitukset — pyydä vahvan tunnistautumisen allekirjoituksia asiakirjoihin.
• Asiakirjaeditori — kirjoita ja julkaise taloyhtiön asiakirjat suoraan VAREK:issä.
• PDF-merkintätyökalu — merkitse pohjapiirroksia alueilla, nastoilla ja tunnisteilla.