Dokumentit — yleiskatsaus

Dokumentit-osio on taloyhtiösi yhteinen arkisto. Sinne tallennetaan suunnitelmat ja piirustukset, tarkastusraportit, sopimukset, talousliitteet ja muut taloyhtiön asiakirjat. Jokainen dokumentti saa näkyvyystason, joka ratkaisee kuka sen näkee, ja arkistoa voi selata kansioina, listana tai kategorioittain.

VAREK:issa dokumentteihin liittyy kaksi sivua. Ne löytyvät vasemman reunan valikon Viestintä ja dokumentit -osiosta, jossa Dokumentit on oma kohtansa ja Dokumenttichat sen alle sisennetty alakohta:

• Dokumentit — itse arkisto: lataa, järjestä kansioihin, hae ja jaa tiedostoja.
• Dokumenttichat — tekoälyavustaja, joka vastaa kysymyksiisi taloyhtiön dokumenttien pohjalta ja liittää vastauksiin lähdeviitteet.

Kuka näkee mitä

Sama arkisto näyttää eri käyttäjille eri asioita roolin ja kunkin dokumentin näkyvyystason mukaan:

• Hallitus näkee ja hallinnoi koko arkistoa. Hallituksen ylläpitäjä (board_admin) voi lisäksi nähdä vain ylläpitäjille rajatut dokumentit.
• Osakas näkee kaikille jäsenille jaetut dokumentit, oman huoneistonsa dokumentit ja taloyhtiön yhteiset tiedot.
• Kirjanpitäjä ja asiantuntija näkevät dokumentit oikeuksiensa rajoissa.

Lisätietoa näkyvyystasoista on omalla sivullaan Dokumenttien näkyvyys.

Näkymät

Työkalurivin oikealla on kolme näkymää:

• Yleiskatsaus — kategoriat ja avainsanat yhdellä silmäyksellä.
• Kansiot — selaa dokumentteja kansiorakenteena.
• Lista — taulukkonäkymä, jossa näkyvät tiedosto, näkyvyys, kategoria, kuvaus, koko ja lisäyspäivä.

Hakukenttä etsii tiedostonimellä ja avainsanoilla, ja Suodata-painikkeen takaa voit rajata näkymää kategorian, näkyvyyden tai kohteen (yleinen / vika / reklamaatio) mukaan.

Katso myös

• Dokumenttien hallinta — lataus, kansiot, nimeäminen ja siirto.
• Dokumenttien näkyvyys — kuka näkee minkäkin dokumentin.
• Dokumenttichat — kysy taloyhtiösi dokumenteista tekoälyltä.