Huoltokirja ja kausihuollot

Huoltokirja-sivu pitää kirjaa taloyhtiön toistuvista huoltotöistä — esimerkiksi rännien puhdistuksesta, ilmanvaihdon suodattimien vaihdosta ja lämmityskauden aloituksesta. Kun tehtävä on määritelty kerran, VAREK luo tulevat huoltotehtävät automaattisesti oikeina kuukausina, muistuttaa hallitusta uusista tehtävistä ja säilyttää kuittaukset pysyvässä huoltolokissa.

Sivu löytyy valikosta kohdasta Kiinteistö → Huoltokirja. Kaikki taloyhtiön jäsenet näkevät tehtävät, vuosikellon ja huoltolokin; hallituksen jäsenet kuittaavat huoltoja; ylläpitäjä (hallituksen pääkäyttäjä) hallinnoi tehtävien määrityksiä.

Tehtävät

Tehtävät-välilehti näyttää avoimet huoltotehtävät kolmessa ryhmässä:

• Myöhässä — eräkuukausi on jo mennyt, mutta huoltoa ei ole kuitattu.
• Tässä kuussa — kuluvan kuukauden huollot.
• Tulevat — seuraavien noin kahden kuukauden tehtävät.

Hallituksen jäsen kuittaa tehtävän painikkeella Merkitse tehdyksi tai ohittaa sen painikkeella Ohita (esimerkiksi jos työ ei ollut tänä vuonna tarpeen). Kuittauksen yhteydessä voi kirjata vapaamuotoiset huomiot — kuka teki ja mitä havaittiin. Väärän kuittauksen voi perua huoltolokissa painikkeella Avaa uudelleen.

Lähetä huoltoyhtiölle

Jos tehtävälle on valittu vastuutaho (palvelukontakteissa), tehtävärivillä näkyy hallitukselle painike Lähetä huoltoyhtiölle. Lähettäminen edellyttää, että vastuutaholla on sähköpostiosoite — muuten ohjelma ilmoittaa siitä lähetettäessä. Viestissä on tehtävän nimi, eräkuukausi ja mahdolliset ohjeet sekä henkilökohtainen linkki, jolla huoltoyhtiö voi kuitata tehtävän tehdyksi ilman kirjautumista — halutessaan huomioiden kera. Kuittaus näkyy huoltolokissa merkinnällä Huoltoyhtiö kuittasi, ja lähettäjä saa siitä ilmoituksen.

Huoltoyhtiö voi myös vastata suoraan sähköpostiin: vastaus tallentuu taloyhtiön palvelupyyntöihin omaan Kausihuolto-viestiketjuunsa, ja lähettäjä saa ilmoituksen vastauksesta.

Lähetetyn tehtävän rivillä näkyy Lähetetty-merkintä. Saman tehtävän voi lähettää uudelleen (esimerkiksi muistutukseksi) painikkeella Lähetä uudelleen — silloin aiemmin lähetetty kuittauslinkki lakkaa toimimasta ja viestiin tulee uusi linkki.

Huoltoloki

Huoltoloki on pysyvä aikajärjestyksessä oleva luettelo tehdyistä ja ohitetuista huolloista: tehtävä, tila, valmistumispäivä, tekijä ja huomiot. Loki säilyy, vaikka tehtävän määritys myöhemmin poistettaisiin — se on taloyhtiön huoltohistoria.

Lokiin voi myös kirjata käsin huollon, joka ei ole ohjelman luoma tehtävä: painike Kirjaa huoltotoimenpide avaa lomakkeen, johon merkitään nimi, kohde, päivämäärä ja huomiot. Käsin kirjatun merkinnän voi tarvittaessa poistaa.

Vuosikello

Vuosikello-välilehti näyttää kaikki aktiiviset huoltotehtävät 12 kuukauden ruudukkona — yhdellä silmäyksellä näkee, mitä huoltoja mikäkin kuukausi tuo. Harvemmin toistuvat tehtävät (esimerkiksi ilmanvaihtokanavien nuohous viiden vuoden välein) näkyvät merkinnällä “Joka N. vuosi”.

Hallinta (ylläpitäjä)

Hallinta-välilehdellä ylläpitäjä määrittelee taloyhtiön huoltotehtävät. Kaksi tapaa lisätä tehtäviä:

1. Lisää kirjastosta — VAREKin valmis kirjasto sisältää noin 15 suomalaisen taloyhtiön kausihuoltojen klassikkoa (sadevesikaivot ja rännit, kattokaivot, IV-suodattimet, lämmityskauden aloitus, lumiesteet, väestönsuojan vuosikierros…) valmiine ohjeineen ja suosituskuukausineen. Tehtävät lisätään yhdellä napautuksella, ja jo lisätyt näkyvät merkittyinä. Kirjaston sisällöt ovat suosituksia — muokkaa ne taloyhtiösi tarpeisiin.
2. Lisää oma tehtävä — vapaamuotoinen tehtävä omalla nimellä, ohjeilla, kohteella, eräkuukausilla ja toistovälillä (vuosittain tai joka 2.–10. vuosi). Tehtävälle voi valita vastuutahon taloyhtiön palvelukontakteista — esimerkiksi huoltoyhtiön.

Kun tehtävä lisätään tai sen aikataulua muutetaan, lähiajan huoltotehtävät syntyvät heti — kauemmas tulevaisuuteen ohjelma luo tehtäviä automaattisesti päivittäin noin kahden kuukauden jänteellä, ja hallituksen ylläpitäjät saavat ilmoituksen uusista tehtävistä.

Tehtävän voi kytkeä pois käytöstä (määritys säilyy, uusia huoltoja ei synny) tai poistaa kokonaan — poistettaessa avoimet tulevat huollot poistuvat, mutta tehdyt ja ohitetut merkinnät säilyvät huoltolokissa.

Työpöydän osio

Työpöydälle voi lisätä Kausihuollot-osion (Muokkaa työpöytää → Lisää osio), joka näyttää kuluvan kuukauden erääntyvät huollot ja punaisella myöhässä olevien määrän.

Usein kysyttyä

Miten huoltokirja eroaa kunnossapitotarveselvityksestä (KPTS)? KPTS on yhtiökokoukselle esitettävä lakisääteinen arvio tulevien vuosien kunnossapitotarpeesta (AOYL 6:3). Huoltokirja taas on operatiivinen työkalu toistuvien huoltotöiden aikatauluttamiseen ja kuittaamiseen. Ne täydentävät toisiaan: huoltolokin havainnot ovat hyvää pohja-aineistoa KPTS:ään.

Kuka näkee huoltokirjan? Kaikki taloyhtiön jäsenet — myös osakkaat — näkevät tehtävät, vuosikellon ja huoltolokin. Vain hallitus voi kuitata huoltoja ja vain ylläpitäjä hallinnoida tehtäviä.

Entä palovaroittimet? Palovaroittimien lakisääteiset muistutukset hoidetaan omassa toiminnossaan — katso Palovaroittimet.